PATVIRTINTA

Lietuvos Respublikos teisingumo ministro

2022 m. vasario 4 d. įsakymu Nr. 1R-43

LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJOS VIDAUS KONTROLĖS POLITIKA

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos vidaus kontrolės politika (toliau – Politika) nustato Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos (toliau – Ministerija) vidaus kontrolės tikslus, principus, elementus, dalyvius, vidaus kontrolės įgyvendinimo tvarką.

2. Politika parengta vadovaujantis Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymu (toliau – Įstatymas) bei Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos finansų ministro 2020 m. birželio 29 d. įsakymu
Nr. 1K-195 „Dėl vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje“ (toliau – Aprašas), ir atsižvelgiant į Ministerijos kaip viešojo juridinio asmens veiklą reglamentuojančius įstatymus ir kitus teisės aktus, taip pat vidaus kontrolės įgyvendinimą Ministerijoje reglamentuojančius dokumentus, kurie saugomi Ministerijos dokumentų valdymo sistemoje ir su kuriais gali laisvai susipažinti Ministerijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis (toliau kartu – darbuotojai).

3. Politikoje vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos ir vartojamos Įstatyme ir Apraše.

II SKYRIUS

VIDAUS KONTROLĖS TIKSLAI IR PRINCIPAI

4. Vidaus kontrolę, kuri yra nenutrūkstamas rizikos vertinimu paremtas procesas, siekdami Ministerijos strateginiuose planavimo dokumentuose numatytų tikslų, įgyvendina teisingumo ministras, viceministrai, ministerijos kancleris (toliau – Ministerijos vadovybė) ir kiti darbuotojai. Ministerijoje taikomas trijų linijų modelis rizikoms Ministerijoje valdyti (priedas).

5. Vidaus kontrolės tikslai yra padėti užtikrinti, kad:

5.1. Ministerijos veikla būtų vykdoma laikantis teisės aktų, reglamentuojančių Ministerijos veiklą, reikalavimų;

5.2. Ministerijos turtas būtų apsaugotas nuo sukčiavimo, iššvaistymo, pasisavinimo, neteisėto valdymo, naudojimo ir disponavimo juo ar kitų neteisėtų veikų;

5.3. Ministerija vykdytų veiklą laikydamasi patikimo finansų valdymo principo, grindžiamo ekonomiškumu, efektyvumu ir rezultatyvumu;

5.4. teisės aktų nustatyta tvarka Ministerijos teikiama informacija apie jos finansinę ir kitą veiklą būtų patikima, aktuali, išsami ir teisinga.

6. Ministerijos vidaus kontrolės dalis yra finansų kontrolė. Finansų kontrolė atliekama vadovaujantis teisingumo ministro tvirtinamomis Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos finansų kontrolės taisyklėmis.

7. Vidaus kontrolė Ministerijoje kuriama ir įgyvendinama laikantis vidaus kontrolės tinkamumo, efektyvumo, rezultatyvumo, optimalumo, dinamiškumo, nenutrūkstamo funkcionavimo principų, nustatytų Įstatymo 5 straipsnyje.

III SKYRIUS

VIDAUS KONTROLĖS ELEMENTAI

8. Vidaus kontrolė Ministerijoje įgyvendinama pagal Įstatymo 6 straipsnyje nustatytus vidaus kontrolės elementus ir pagal Apraše nurodytus vidaus kontrolės elementus apibūdinančius principus. Vidaus kontrolės elementai yra šie:

8.1. kontrolės aplinka. Šioje aplinkoje vykdoma Ministerijos veikla, funkcionuoja vidaus kontrolės sistema, darbuotojai eina savo pareigas. Kontrolės aplinka apima:

8.1.1. organizacinę struktūrą. Teisingumo ministro tvirtinamoje organizacinėje struktūroje nustatytas Ministerijos administracinių padalinių pavaldumas ir atskaitingumas vykdant Ministerijos veiklą ir įgyvendinant vidaus kontrolę. Organizacinė struktūra detalizuojama padalinių nuostatuose ir darbuotojų pareigybių aprašymuose;

8.1.2. profesinį elgesį ir taisyklių laikymąsi. Ministerijos vadovybė ir darbuotojai laikosi profesinio elgesio principų ir taisyklių, vengia viešųjų ir privačių interesų konfliktų, Ministerijos vadovybė formuoja teigiamą darbuotojų požiūrį į vidaus kontrolę;

8.1.3. kompetenciją. Ministerijos vadovybė siekia, kad darbuotojai būtų įgiję tinkamą kvalifikaciją, turėtų pakankamai patirties ir įgūdžių, reikalingų funkcijoms atlikti ir pareigoms eiti, ir suprastų atsakomybę už vidaus kontrolę;

8.1.4. žmogiškųjų išteklių valdymo politiką ir praktiką. Ministerijoje formuojama politika, skatinanti pritraukti, ugdyti ir išlaikyti kompetentingus darbuotojus;

8.1.5. valdymo filosofiją ir vadovavimo stilių. Teisingumo ministras palaiko vidaus kontrolę, nustato politiką, procedūras ir formuoja praktiką, skatinančią ir motyvuojančią darbuotojus siekti geriausių veiklos rezultatų, prižiūri, kaip įgyvendinama vidaus kontrolė;

8.2. rizikos vertinimas. Šio proceso metu identifikuojami rizikos veiksniai, galintys turėti neigiamos įtakos Ministerijos veiklai, ir priimami sprendimai dėl neigiamos įtakos panaikinimo ar sumažinimo. Rizikos vertinimas atnaujinamas per 6 mėnesius nuo Politikos patvirtinimo dienos ir vėliau atliekamas periodiškai. Rizikos vertinimas apima:

8.2.1. rizikos veiksnių nustatymą. Nustatomi galimi rizikos veiksniai (įskaitant korupcijos riziką), turintys įtakos Ministerijos tikslams siekti. Taip pat nustatomi ir įvertinami pokyčiai, galintys reikšmingai paveikti veiklą, atliekamas Ministerijos išorės aplinkos (teisinio reguliavimo, ekonominių, fizinių veiksnių) pokyčių vertinimas, Ministerijos misijos, strateginio veiklos plano ir Ministerijos planavimo dokumentuose nustatytų Ministerijos veiklos tikslų, organizacinės struktūros ir kitų pokyčių vertinimas;

8.2.2. rizikos veiksnių analizę. Įvertinamas nustatytų rizikos veiksnių reikšmingumas ir jų pasireiškimo tikimybė bei poveikis veiklai. Atliekant rizikos veiksnių analizę, rizikos veiksniai sugrupuojami pagal jų svarbą Ministerijos veiklai;

8.2.3. toleruojamos rizikos nustatymą. Nustatoma toleruojama rizika, kurios valdyti nėra poreikio ar galimybės (gali būti toleruojama nereikšminga rizika, kurios pasireiškimo tikimybė maža, o priemonių rizikai mažinti sąnaudos yra didelės);

8.2.4. reagavimo į riziką numatymą. Priimami sprendimai dėl reagavimo į reikšmingą riziką, kurios pasireiškimo tikimybė didelė (numatomos priemonės rizikai mažinti iki toleruojamos rizikos). Galimi reagavimo į riziką būdai:

8.2.4.1. rizikos mažinimas. Siekiama sumažinti rizikos pasireiškimo tikimybę ir (ar) poveikį veiklai iki toleruojamos rizikos. Rizika mažinama nustatant papildomas kontrolės priemones (tobulinant veiklos sričių procesus). Prireikus parengiamas rizikos valdymo planas, numatant jame rizikos mažinimo priemones, jų įgyvendinimo terminus ir atsakingus už priemonių įgyvendinimą darbuotojus;

8.2.4.2. rizikos perdavimas. Rizikos perdavimas trečiosioms šalims (pvz., draudžiant ar perkant tam tikras paslaugas);

8.2.4.3. rizikos toleravimas. Rizikos prisiėmimas, kai rizikos pasireiškimo tikimybė ir poveikis veiklai neviršija nustatytos toleruojamos rizikos ir nesiimama jokių rizikos mažinimo veiksmų;

8.2.4.4. rizikos vengimas. Ministerijos konkrečios veiklos (ar jos dalies) nutraukimas, kai rizikos valdymo priemonėmis neįmanoma sumažinti veiklos rizikos iki toleruojamos rizikos;

8.3. kontrolės veikla. Šia veikla siekiama sumažinti neigiamą rizikos veiksnių poveikį Ministerijai ir ji apima:

8.3.1. kontrolės priemonių parinkimą ir tobulinimą:

8.3.1.1. įgaliojimų, leidimų suteikimą. Darbuotojų teisės ir pareigos detalizuojamos teisės aktuose ir taip užtikrinama, kad būtų atliekamos tik Ministerijos vadovybės nustatytos procedūros;

8.3.1.2. funkcijų atskyrimą. Ministerijos padalinių uždaviniai ir funkcijos priskiriami atitinkamoms darbuotojų pareigybėms, kad darbuotojams nebūtų pavesta kontroliuoti visų su vienu procesu susijusių funkcijų, siekiant sumažinti klaidų, apgaulių ir kitų neteisėtų veikų riziką;

8.3.1.3. prieigos kontrolę. Rengiant teisingumo ministro tvirtinamus teisės aktus ir pareigybių aprašymus mažinama rizika, kad turtu ir dokumentais naudosis neįgalioti asmenys ir kad turtas ir dokumentai bus neapsaugoti nuo neteisėtų veikų;

8.3.1.4. veiklos ir rezultatų peržiūrą. Periodiškai peržiūrimi su Ministerijos veikla susiję teisės aktai ir veiklos rezultatai, siekiant užtikrinti jų atitiktį Ministerijos tikslams ir reikalavimams, Ministerijos veikla vertinama teisėtumo, ekonomiškumo, efektyvumo ir rezultatyvumo požiūriu, ataskaitinio laikotarpio veiklos rezultatai palyginami su planuotais ir (arba) praėjusio ataskaitinio laikotarpio veiklos rezultatais;

8.3.1.5. veiklos priežiūrą. Prižiūrima, kad, vadovaujantis teisės aktais, kiekvienam darbuotojui būtų aiškiai nustatytos pareigos ir metinės užduotys ir kasmetinio eilinio ar neeilinio vertinimo metu būtų peržiūrimas kiekvieno darbuotojo darbas;

8.3.2. technologijų naudojimą. Ministerijoje įdiegtos ir palaikomos patikimos informacinių technologijų sistemos, užtikrinamas nenutrūkstamas jų veikimas, informacinių technologijų įsigijimo, naudojimo ir palaikymo kontrolė, kibernetinė sauga ir kt.;

8.4. informavimas ir komunikacija. Kad šios veiklos metu būtų galima priimti sprendimus, turi būti laiku pateikiama aktuali, išsami, patikima ir teisinga informacija apie vidaus ir išorės įvykius ir procesus. Informavimas apima:

8.4.1. informacijos naudojimą, kai Ministerija gauna, rengia ir naudoja aktualią, išsamią, patikimą ir teisingą informaciją;

8.4.2. išorinę komunikaciją, kai informacija perduodama išorės vartotojams ir gaunama iš jų naudojant komunikacijos priemones;

8.4.3. vidinę komunikaciją, kai darbuotojai informuojami apie Ministerijos veiklos rezultatus, pokyčius, riziką, vidaus kontrolės veikimą ir kt.;

8.5. stebėsena. Šia veikla siekiama užtikrinti, kad vidaus kontrolė veiktų taip, kaip numatyta, ir prireikus būtų tobulinama. Stebėsena apima:

8.5.1. nuolatinę stebėseną, kuri yra neatsiejama kasdienės Ministerijos veiklos dalis darbuotojams vykdant jiems pavestas funkcijas (atliekant savo pareigas), įskaitant strateginių ir veiklos planavimo dokumentų įgyvendinimo stebėseną, teisėkūros planų įgyvendinimo stebėseną, Vyriausybės programos nuostatų įgyvendinimo plano stebėseną ir kt.;

8.5.2. periodinį vertinimą, atliekamą Ministerijos vidaus auditorių ir kitų išorės audito vykdytojų.

IV SKYRIUS

VIDAUS KONTROLĖS DALYVIAI

9. Ministerijos vidaus kontrolės dalyviai: Ministerijos vadovybė, vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą atliekantys darbuotojai (toliau – atsakingi darbuotojai), Ministerijos administracijos padalinių vadovai, kiti darbuotojai ir Ministerijos vidaus auditoriai.

10. Ministerijos vadovybė užtikrina vidaus kontrolės Ministerijoje sukūrimą, jos įgyvendinimą ir tobulinimą, Politikos nustatymą.

11. Atsakingi darbuotojai:

11.1. organizuoja ir koordinuoja Politikos rengimą ir įgyvendinimą;

11.2. kartu su Ministerijos administracijos padalinių vadovais prižiūri vidaus kontrolės įgyvendinimą Ministerijoje;

11.3. kasmet pagal kompetenciją organizuoja ir koordinuoja Ministerijos vidaus kontrolės analizės atlikimą, pagal darbuotojų pateiktą informaciją vertina Ministerijos vidaus kontrolės atitiktį Politikai, Ministerijos vadovybei teikia pasiūlymus dėl vidaus kontrolės priemonių taikymo, rizikų valdymo;

11.4. organizuoja ir koordinuoja informacijos apie vidaus kontrolės įgyvendinimą Ministerijoje, įskaitant Ministerijai pavaldžius ir (arba) atskaitingus viešuosius juridinius asmenis, rengimą ir teikimą Lietuvos Respublikos finansų ministerijai Aprašo nustatyta tvarka;

11.5. Ministerijos darbuotojams teikia metodinę ir praktinę pagalbą dėl vidaus kontrolės įgyvendinimo.

12. Ministerijos administracijos padalinių vadovai atsakingi už nuolatinės (kasdienės) stebėsenos užtikrinimą ir rizikų nustatymą pagal vadovaujamam padaliniui priskirtas funkcijas.

13. Darbuotojai, atlikdami savo tiesiogines funkcijas, kartu įgyvendina ir vidaus kontrolę bei yra atsakingi už vidaus kontrolės veiksmingumo užtikrinimą ir veiklos problemų nustatymą, todėl apie nustatytus rizikos veiksnius nedelsdami informuoja atsakingus darbuotojus.

14. Ministerijos vidaus auditoriai, atlikdami vidaus auditą, nagrinėja ir vertina vidaus kontrolę Ministerijoje ir teikia Ministerijos vadovybei, Ministerijai pavaldžių ir (ar) atskaitingų viešųjų juridinių asmenų vadovams rekomendacijas dėl vidaus kontrolės tobulinimo, konsultuoja Ministerijos vadovybę, Ministerijos administracijos padalinių ir (ar) Ministerijai pavaldžių ir (ar) atskaitingų viešųjų juridinių asmenų vadovus vidaus kontrolės klausimais.

15. Ministerijos dokumentų (Politikos, pareigybių aprašymų ir kitų dokumentų), kuriuose nustatytos ministerijos darbuotojų kaip vidaus kontrolės dalyvių pareigos ir atsakomybė, išrašai arba nuorodos į dokumentus skelbiami Ministerijos interneto svetainėje.

V SKYRIUS

VIDAUS KONTROLĖS ĮGYVENDINIMAS

16. Ministerijos kancleris užtikrina, kad kiekvienais metais būtų atliekama vidaus kontrolės analizė, apimanti visus vidaus kontrolės elementus, kurios metu įvertinami Ministerijos veiklos trūkumai, pokyčiai, atitiktis nustatytiems reikalavimams (ar vidaus kontrolė įgyvendinama pagal Ministerijoje nustatytą vidaus kontrolės politiką ir ar ji atitinka pasikeitusias veiklos sąlygas), vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą atliekančių darbuotojų pateikta informacija, vidaus ir kitų auditų bei vertinimų rezultatai ir numatomos vidaus kontrolės tobulinimo priemonės.

17. Atlikus vidaus kontrolės analizę ir vertinimą, teisingumo ministras gali siūlyti Centralizuotam vidaus audito skyriui atlikti tam tikrų Ministerijos veiklos sričių vidaus auditą.

18. Vidaus kontrolė analizuojama ir vertinama vadovaujantis Įstatyme bei Apraše nustatytais reikalavimais ir atsižvelgiant į Rekomendacines vidaus kontrolės sukūrimo, veikimo ir tobulinimo, jos vertinimo gaires viešojo sektoriaus subjektams (https://www.vkontrole.lt/vsa/failai/files/VIDAUS_KONTROLE_GAIRES_2014-06-16.pdf).

VI SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

19. Vidaus kontrolės dalyviai turi vengti perteklinės kontrolės, kuri yra ne mažiau žalinga ir pavojinga nei kontrolės nebuvimas.

20. Politika nuolat tobulinama, atsižvelgiant į vidaus kontrolės analizės ir vertinimo rezultatus (pateiktas rekomendacijas ir pasiūlymus).

_______________