LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL EKSTREMALIŲ SITUACIJŲ VALDYMO
VALSTYBĖS ARCHYVUOSE TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2014 m. birželio 10 d. Nr.VE(1.3E)-37
Vilnius
2. N u r o d a u valstybės archyvų direktoriams, atsižvelgus į šio įsakymo 1 punktu patvirtinto Ekstremalių situacijų valdymo valstybės archyvuose tvarkos aprašo reikalavimus ir konkretaus valstybės archyvo poreikius, iki 2015 m. kovo 1 d. parengti veiksmų planą, kuriame būtų detalizuoti darbuotojų, lankytojų, saugomų dokumentų ir turto gelbėjimo galimų ekstremalių situacijų atvejais veiksmai.
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2014 m. birželio 10 d. įsakymu Nr. VE(1.3E)-37
EKSTREMALIŲ SITUACIJŲ VALDYMO VALSTYBĖS ARCHYVUOSE TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Ekstremalių situacijų valdymo valstybės archyvuose tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) reglamentuoja ekstremalių situacijų ir kitų nelaimių rizikos įvertinimą, prevencijos priemonių numatymą ir jų taikymą valstybės archyvuose (toliau – archyvai).
2. Šiame Apraše vartojama sąvoka ekstremali situacija – tam tikroje teritorijoje netikėtas įvykis ar padėtis, kai dėl pavojingų gamtos sąlygų, katastrofų, stichinių ar kitų nelaimių, gyvūnų ar žmonių veiksmų kyla grėsmė dokumentų fizinei būklei ir jų išsaugojimui, sutrikdomas informacinių technologijų, kurių priemonėmis saugomi dokumentai, veikimas.
Kitos Apraše vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo ir apskaitos tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. lapkričio 12 d. įsakymu Nr. V-64 „Dėl Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo ir apskaitos tvarkos aprašo patvirtinimo“, ir kituose teisės aktuose vartojamas sąvokas.
3. Ekstremalias situacijas archyvuose, dėl kurių archyvas negalėtų vykdyti jam keliamų uždavinių ar dėl kurių galėtų kilti pavojus žmonių gyvybei ir sveikatai, archyve saugomiems dokumentams ir turtui, gali sukelti gamtos reiškiniai (potvyniai, audros, žaibas ir kt.), gyvūnai (graužikai, vabzdžiai) arba žmonių veiksmai: tyčiniai (apsaugos nebuvimas, darbuotojų streikai, atsisakymas vykdyti pareigas, vagystė, vandalizmas, terorizmas, karas ir kt.) arba netyčiniai (neatsargumas: neatsargus rūkymas, neuždaryti langai ir kt. ar aplaidumas: nesandarus stogas, sprogę vamzdžiai, elektros instaliacijos ar šildymo sistemų defektai, netinkamas degiųjų medžiagų laikymas ir kt.).
II SKYRIUS
EKSTREMALIŲ SITUACIJŲ PREVENCIJA
4. Ekstremalių situacijų prevencija apima galimų išorinių ir vidinių ekstremalių situacijų priežasčių ir numatomų jų pasekmių personalui, lankytojams, pastatui, darbo patalpoms, saugykloms, dokumentams analizę, archyvo pasirengimą valdyti ekstremalias situacijas, disponavimą reikiama įranga ir medžiagomis bei personalo mokymus.
5. Siekiant išvengti ekstremalių situacijų ir sumažinti galimos žalos mastą, archyve užtikrinamos šios prevencinės priemonės:
5.1. archyvo saugyklos turi atitikti Dokumentų saugojimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157 „Dėl Dokumentų saugojimo taisyklių patvirtinimo“, reikalavimus;
5.2. darbuotojų žinios ir praktiniai įgūdžiai veikti ekstremalioje situacijoje turi būti reguliariai tikrinami ir atnaujinami;
5.3. apskaitos dokumentų (bylų apyrašai ir pan.) kopijos ir saugomų dokumentų kopijos (jei jos yra) turi būti saugomos atskirai nuo dokumentų originalų;
III SKYRIUS
EKSTREMALIŲ SITUACIJŲ VALDYMO PLANAVIMAS
6. Archyve turi būti sudaryta ekstremalių situacijų valdymo komisija, paskirstytos jos narių užduotys ir atsakomybė bei numatytos informacijos perdavimo procedūros. Ekstremalių situacijų valdymo komisiją paprastai sudaro komisijos pirmininkas, dokumentų saugojimo ir konservavimo darbų, evakuacijos, komunikacijų valdymo, saugos, maitinimo ir apgyvendinimo koordinatoriai, tačiau, priklausomai nuo darbuotojų skaičiaus archyve, archyvo vadovo sprendimu ekstremalių situacijų valdymo komisijos narių skaičius gali būti mažesnis arba paskiriami atitinkamas funkcijas vykdantys darbuotojai.
7. Ekstremalių situacijų valdymo komisijos pirmininkas privalo:
7.2. žinoti ekstremalių situacijų likvidavimo įrengimų bei inventoriaus vietas, kiekius ir paskirtį;
7.4. žinoti apie su paslaugų teikėjais sudarytas sutartis dėl ekstremalių situacijų likvidavimo ir šių paslaugų turinį;
7.5. informuoti apie ekstremalią situaciją visus ekstremalių situacijų valdymo koordinatorius ir institucijos vadovą;
8. Evakuacijos koordinatorius privalo:
8.1. žinoti ekstremalių situacijų valdymo komisijos pirmininko ir kitų koordinatorių kontaktinius duomenis;
8.4. informuoti komisijos pirmininką apie iškilusias problemas, kurių sprendimas yra už jo kompetencijos ribų;
9. Saugos koordinatorius privalo:
9.1. žinoti ekstremalių situacijų valdymo komisijos pirmininko bei kitų koordinatorių kontaktinius duomenis;
9.2. pagal kompetenciją žinoti apie su paslaugų teikėjais sudarytas sutartis dėl ekstremalių situacijų likvidavimo ir šių sutarčių turinį;
9.3. įvertinti personalo, lankytojų ir dokumentų saugumo būklę ekstremalios situacijos metu ir pavojaus mastą;
9.4. užtikrinti žmonių, dokumentų ir kito turto saugumą evakuacijos metu, medicininę pagalbą ir t. t.;
10. Dokumentų saugojimo ir konservavimo darbų koordinatorius privalo:
10.1. žinoti ekstremalių situacijų valdymo komisijos pirmininko bei kitų koordinatorių kontaktinius duomenis;
10.3. pagal kompetenciją žinoti apie su paslaugų teikėjais sudarytas sutartis dėl ekstremalių situacijų likvidavimo ir šių sutarčių turinį;
10.5. informuoti komisijos pirmininką apie iškilusias problemas, kurių sprendimas yra už jo kompetencijos ribų;
11. Komunikacijų valdymo koordinatorius privalo:
11.1. žinoti pastato inžinerines sistemas (elektros, šildymo, vandentiekio ir kanalizacijos, dujų, ventiliacijos, pavojaus signalizacijos);
11.6. informuoti komisijos pirmininką apie iškilusias problemas, kurių sprendimas yra už jo kompetencijos ribų;
12. Maitinimo ir apgyvendinimo koordinatorius privalo:
12.1. pagal kompetenciją žinoti apie su paslaugų teikėjais sudarytas sutartis ir šių sutarčių turinį;
12.2. ekstremalių situacijų valdymo komisijos pirmininko pavedimu koordinuoti maitinimą ir apgyvendinimą nelaimės metu;
13. Archyve turi būti patvirtintas ekstremalių situacijų valdymo planas, kuriuo siekiama užtikrinti archyvo gebėjimą greitai ir profesionaliai veikti ekstremalioje situacijoje, atlikti saugomų dokumentų gelbėjimo veiksmus, sumažinti galimos žalos mastą ir poveikį bei užkirsti kelią nelaimės išplitimui.
14. Ekstremalių situacijų valdymo plane:
14.1. pateikiami ekstremalių situacijų priežasčių analizės rezultatai ir įvardijamos archyvui gresiančios išorinės ar vidinės ekstremalios situacijos;
14.3. apibrėžiami archyvo pastatą (patalpas) saugančių asmenų veiksmai tikrinant pastato saugumą ir konkrečios procedūros: raktų saugojimo ir išdavimo procedūros, archyvo darbuotojų įgaliojimai patekti į dokumentų saugyklas ir kt.;
14.4. pateikiamas tiekėjų, kurių paslaugos gali būti reikalingos ekstremalių situacijų atvejais, sąrašas (1 priedas), kuriame nurodomi paslaugų teikėjai, jų kontaktiniai asmenys, adresai bei telefonai (su paslaugos teikėju gali būti sudaroma atitinkama sutartis);
14.5. pateikiamas miesto ar gyvenvietės planas su pažymėtomis archyvo pastato ir arčiausia vandens tiekimo vietomis bei transporto eismo schema;
14.6. pateikiami pastato(-ų) visų aukštų planai, kuriuose pažymėti evakuacijos keliai, dokumentų saugyklos, vandens užsukimo sklendės, elektros saugikliai, nelaimių likvidavimo įranga bei inventorius, vandens tiekimo ir nuvedimo taškai;
14.7. nurodomos patalpos, kurios gali būti naudojamos tarpiniams gelbėjimo darbams atlikti (pvz., apgadintiems ir gabenamiems į šaldytuvus dokumentams pakuoti) ir evakuotiems dokumentams saugoti;
14.8. sudaromi du pirmiausiai gelbėtinų fondų ar dokumentų sąrašai su nuorodomis į jų saugojimo vietas: trumpajame sąraše, kuris naudojamas tuo atveju, kai laiko išgelbėti dokumentus yra labai mažai, surašomi svarbiausi, reikšmingiausi archyvo saugomi fondai, antrajame, ilgesniame, sąraše nurodomi pirmiausiai gelbėtinų dokumentų fondai, kai laiko dokumentams evakuoti yra daugiau;
14.9. sudaromas ekstremalių situacijų likvidavimo įrangos ir inventoriaus sąrašas (2 priedas) bei nurodoma jų buvimo vieta pastate (atsižvelgdamas į šio Aprašo 2 priede pateiktą Įrangos ir inventoriaus, reikalingų ekstremaliai situacijai ir jos padariniams šalinti, rekomenduotiną sąrašą, archyvas pagal esamą situaciją ir finansines galimybes įsigyja optimalų inventoriaus komplektą, kuris turi būti laikomas specialiose dėžėse ant ratų);
14.10. nurodoma, kur galima skubiai įsigyti trūkstamą ekstremalios situacijos likvidavimo įrangą ir inventorių (turi būti numatyta galimybė susisiekti su tiekėjais ne darbo metu);
14.11. sudaromi ekstremalių situacijų likvidavimo komandų narių savanorių sąrašai, kuriuose nurodomi jų darbo, namų ir mobiliųjų telefonų numeriai, jų patirtis, kurios gali prireikti gelbstint dokumentus ir likviduojant nelaimę; jei archyve dirba nedaug darbuotojų, susitariama su kitomis institucijomis dėl pagalbos suteikimo;
14.12. nurodoma, į kokią instituciją ir (ar) specialistą įvykus ekstremaliai situacijai galima kreiptis profesionalios pagalbos (pvz., į kituose archyvuose, bibliotekose ir restauracijos centruose dirbančius dokumentų saugojimo ekspertus bei specialistus, galinčius skubiai atvykti į ekstremalios situacijos vietą arba pakonsultuoti telefonu).
15. Ekstremalių situacijų valdymo plane pateikti duomenys turi būti nuolat tikrinami ir atnaujinami pagal personalo, procedūrų, dokumentų saugojimo sąlygų pokyčius.
16. Ekstremalių situacijų valdymo plano popierinės kopijos turi būti padėtos visose strategiškai svarbiose pastato vietose, o vienas popierinis egzempliorius saugomas už pastato ribų tam atvejui, jeigu į pastatą laikinai nebūtų galima įeiti. Kiekvienoje plano kopijoje turi būti nurodyta kitų kopijų buvimo vieta.
17. Visi archyvo darbuotojai turi būti susipažinę su ekstremalių situacijų valdymo planu ir žinoti, kur jis saugomas. Archyvo darbuotojams ir lankytojams aiškiai ir trumpai reglamentuojami pradiniai neatidėliotini veiksmai bei jų eiliškumas priklausomai nuo ekstremalios situacijos pobūdžio (3 priedas).
Gali būti parengti ir papildomi dokumentai (instrukcijos, taisyklės, planai ir kt.) dėl priemonių esant vienai ar kitai ekstremaliai situacijai (gaisras, potvynis, įsilaužimas ir kt.).
IV SKYRIUS
EKSTREMALIOS SITUACIJOS VALDYMO ORGANIZAVIMAS
18. Įvykus ekstremaliai situacijai gelbėjimo darbams vadovauja ekstremalių situacijų valdymo komisijos pirmininkas, o jei jo nėra – archyve esantis ar pirmas į jį atvykęs ekstremalių situacijų valdymo komisijos narys.
Jei į įvykio vietą atvyksta atitinkamų gelbėjimų tarnybų atstovai, jie perima gelbėjimo darbų organizavimą.
19. Pirmiausiai atliekami veiksmai, pašalinantys ekstremalios situacijos priežastį: gesinamas įsiplieskęs gaisras, išleidžiamas vanduo ir pan.
Jei avarijos metu nukentėjo archyviniai dokumentai, skubiai organizuojami jų gelbėjimo darbai ir imamasi priemonių dokumentams apsaugoti, kad vykstant gelbėjimo darbams nebūtų pažeistos tos dokumentų saugyklos, kurios nuo ekstremalios situacijos dar nenukentėjo.
20. Įvykus ekstremaliai situacijai stengiamasi išsaugoti informacinių sistemų duomenų bazių kopijas ir techninius išteklius.
21. Potvynio atveju dokumentai iš saugyklų, esančių apatiniuose aukštuose, skubiai pernešami į saugyklas, kuriose nėra pavojaus, kad dokumentai bus apsemti.
22. Pagrindinė grėsmė sušlapusių dokumentų saugojimui po nelaimės yra pelėsių atsiradimas (per 48 val.), kuris paspartėja dar greičiau, jei oro kondicionavimo sistemos nėra arba ji neveikia, todėl pradedant dokumentų gelbėjimo veiksmus reikia kuo skubiau pradėti juos džiovinti. Dėl džiovinimo metodo pasirinkimo rekomenduojama konsultuotis su restauratoriais.
Vandeniu užpilta patalpa gerai išvėdinama, išplaunama su fungicidais, išdžiovinama, nuolat tikrinant, ar neauga pelėsiai. Temperatūra stabilizuojama iki 13–18 0C, santykinis drėgnumas – iki RH 50–55 % . Šie rodikliai tikrinami kas dieną.
23. Ugnies paveikti dokumentai atsargiai sudedami į dangalus ir saugomi, kol ateis eilė juos restauruoti.
24. Pažeistos bylos pervežamos vežimėliais, nes bylas nešant, jas galima dar labiau pažeisti. Jei dokumentai nesudėti į dėžutes, jie sudedami į plastikines dėžes nugarėlėmis į apačią, nesuspaudžiant.
V SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
Ekstremalių situacijų valdymo valstybės archyvuose tvarkos aprašo
1 priedas
TIEKĖJŲ, KURIŲ PASLAUGOS GALI BŪTI
REIKALINGOS EKSTREMALIŲ SITUACIJŲ ATVEJAIS,
PAVYZDINIS SĄRAŠAS
|
Paslauga |
Paslaugos teikėjas |
Kontaktinis asmuo |
Adresas |
Telefonai |
|
| darbo metu |
Ne darbo metu |
||||
| Apsauga |
|
|
|
|
|
| Gaisro gesinimas |
|
|
|
|
|
| Policijos pagalba |
|
|
|
|
|
| Medicininė pagalba |
|
|
|
|
|
| Civilinė sauga |
|
|
|
|
|
| Transportas |
|
|
|
|
|
| Dokumentų restauravimas, konservavimas |
|
|
|
|
|
| Dokumentų šaldymas |
|
|
|
|
|
| Dokumentų nusausinimas |
|
|
|
|
|
| Staliaus darbai |
|
|
|
|
|
| Stiklinimo darbai |
|
|
|
|
|
| Dezinfekcija, dezinsekcija |
|
|
|
|
|
| Komunalinės paslaugos |
|
|
|
|
|
| Elektros instaliacijos gedimų pašalinimas |
|
|
|
|
|
| Kompiuterinės įrangos gedimų pašalinimas, informacinių sistemų veiklos atkūrimas |
|
|
|
|
|
| Gaisro gesinimo sistemų gedimų pašalinimas |
|
|
|
|
|
| Vandentiekio gedimų pašalinimas |
|
|
|
|
|
| Vėdinimo ir kondicionavimo sistemų gedimų pašalinimas |
|
|
|
|
|
| Kiti |
|
|
|
|
|
Pastaba. Prireikus sąrašas gali būti papildomas ar keičiamas.
____________________________________
Ekstremalių situacijų valdymo valstybės archyvuose tvarkos aprašo
2 priedas
ĮRANGOS IR INVENTORIAUS, REIKALINGŲ EKSTREMALIAI SITUACIJAI IR JOS PADARINIAMS ŠALINTI, REKOMENDUOTINAS SĄRAŠAS
Nelaimių likvidavimo įrengimai:
- vakuuminiai siurbliai,
- rankiniai vandens siurbliai,
- elektriniai vandens siurbliai (galintys veikti vandenyje),
- kilnojamosios apšvietimo sistemos,
- ilgintuvai,
- kilnojamieji elektriniai ventiliatoriai,
- džiovintuvai,
- temperatūros ir drėgmės matuokliai,
- vandens purkštuvai.
Nelaimių likvidavimo inventorius:
- metaliniai vežimėliai,
- polietileninė danga, kuria uždengiami dar nesudrėkę dokumentai ir paviršius, ant kurio dedami išgelbėti dokumentai,
- plastikiniai įvairaus dydžio maišai,
- plastmasinės įpakavimo dėžės,
- plaušinės šluotos ir kibirai,
- virtuviniai rankšluosčiai,
- silikoninis popierius,
- švarus neprispausdintas laikraštinis popierius,
- kempinės ir audeklo atraižos,
- permanentiniai žymekliai,
- pieštukai,
- bloknotai užrašams,
- lipnūs ir vandeniui atsparūs žymekliai,
- žirklės,
- virvė,
- apsauginiai drabužiai,
- specialūs drabužiai,
- vandeniui atsparūs drabužiai,
- guminiai batai ir prijuostės,
- apsauginiai šalmai,
- chirurginės pirštinės,
- latekso pirštinės,
- apsauginės kaukės,
- apsauginiai akiniai,
- žibintuvėliai ir baterijos.
Pastaba. Prireikus sąrašas gali būti papildomas ar keičiamas.
__________________________________
Ekstremalių situacijų valdymo valstybės archyvuose tvarkos aprašo
3 priedas
PRADINIAI NEATIDĖLIOTINI VEIKSMAI
EKSTREMALIŲ SITUACIJŲ ATVEJAIS
Rengiant šį priedą turi būti aprašyta, kokiu būdu ir kokios techninės ir organizacinės priemonės naudojamos darbuotojams perspėti ir informuoti, ir nurodytas už tai atsakingas asmuo.
GAISRAS
Kilus gaisrui:
3. Jei gaisras nedidelis, pabandykite jį užgesinti gesintuvu ar kitaip, bet nerizikuokite savo saugumu.
9. Palieskite duris prieš jas atidarydami: jei jos karštos arba matote besiveržiančius dūmus, durų neatidarykite.
ĮRANGOS GEDIMAS
Dingus elektrai:
2. Likite savo vietose, o jei esate patalpoje, neturinčioje langų, eikite į patalpą, turinčią langus ar avarinį apšvietimą.
Sugedus kanalizacijai:
2. Nedelsdami praneškite apie gedimą telefonu........ Nurodykite avarijos mastą ir gedimo vietą. Praneškite apie objektus, kuriems gresia pavojus.
5. Jei žinote vandens nutekėjimo šaltinį ir esate įsitikinęs, kad galite saugiai jį sustabdyti, padarykite tai laikydamiesi saugumo taisyklių.
POTVYNIS
Kilus potvyniui:
6. Inventorizuokite ir perneškite į viršutinius aukštus nenumatytiems atvejams skirtus reikmenis – maistą, pirmosios pagalbos reikmenis ir t. t.