TAURAGĖS RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL TAURAGĖS RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS CENTRALIZUOTOS VIDAUS AUDITO TARNYBOS VIDAUS AUDITO METODIKOS PATVIRTINIMO
2013 m. gegužės 27 d. Nr. 5-586
Tauragė
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo (Žin., 1994, Nr. 55-1049, 2008, Nr. l 13-4290, 2009, Nr. 159-7206) 28 straipsnio 5 ir 6 dalimis, 29 straipsnio 8 dalies 2 punktu, Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymo (Žin., 2002, Nr. 123-5540, 2007, Nr. 110-4489) 8 straipsnio 3 dalies 2 punktu, Pavyzdine vidaus audito metodika, patvirtinta Lietuvos Respublikos finansų ministro 2003 m. gegužės 2 d. įsakymu Nr. 1K-117 (Žin., 2003, Nr. 43-1982, 2010, Nr. 64-3169):
1. T v i r t i n u Tauragės rajono savivaldybės administracijos Centralizuotos vidaus audito tarnybos vidaus audito metodiką (pridedama).
2. Pripažįstu netekusiu galios Tauragės rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2005 m. spalio 21 d. įsakymą Nr. 5-765 „Dėl Tauragės rajono savivaldybės administracijos centralizuotos savivaldybės vidaus audito tarnybos metodikos patvirtinimo“.
Šis įsakymas gali būti skundžiamas Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įsakymo nustatyta tvarka.
PATVIRTINTA
Tauragės rajono savivaldybės
administracijos direktoriaus
2013-05-27 įsakymu Nr. 586
TAURAGĖS RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS CENTRALIZUOTOS VIDAUS AUDITO TARNYBOS VIDAUS AUDITO METODIKA
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Ši metodika nustato Tauragės rajono savivaldybės administracijos Centralizuotos vidaus audito tarnybos (toliau vadinama - Tarnyba) darbo planavimo, vidaus audito poreikio įvertinimo, vidaus audito atlikimo, vidaus audito ataskaitos parengimo ir jos pateikimo, pažangos stebėjimo (veiklos po audito) tvarką.
II. CENTRALIZUOTOS VIDAUS AUDITO TARNYBOS DARBO PLANAVIMAS
3. Tarnybos veikla planuojama Tarnybos vedėjui sudarant strateginį ir metinį Tarnybos veiklos planus, kurie gali būti koreguojami atsižvelgiant į Tauragės rajono savivaldybės administracijos direktoriaus pasiūlymus, svarbius Tauragės rajono savivaldybės administracijos prioritetų, veiklos arba kitus pasikeitimus. Tarnybos strateginis ir metinis veiklos planai bei jų pakeitimai raštu suderinami su Savivaldybės administracijos direktoriumi.
4. Strateginis Tarnybos veiklos planas rengiamas atsižvelgiant į Tauragės rajono savivaldybės administracijos strateginius veiklos tikslus, analizuojant ir įvertinant Tarnybos aplinką bei išteklius, audito visumą vidaus audito poreikį. Strateginiame Tarnybos veiklos plane turi būti:
4.1. atlikta Tarnybos aplinkos ir išteklių analizė (įvertinami išorės ir vidaus veiksniai, išanalizuojami ankstesnių vidaus auditu rezultatai, nustatomos rizikingos sritys, audituotini subjektai, įvertinamas vidaus audito poreikis ir apskaičiuojamas Tarnybos personalo poreikis);
5. Metinis Tarnybos veiklos planas bei vidaus audito poreikis nustatomas remiantis šių duomenų analize:
5.4. apklausos anketomis, klausimynais bei pokalbiais su Savivaldybės administracijos direktoriumi, kitais pagal poreikį valstybės tarnautojais bei darbuotojais;
6. Metinis Tarnybos veiklos planas sudaromas remiantis strateginiu Tarnybos veiklos planu bei atsižvelgiant į praėjusių kalendorinių metų atliktų vidaus auditu rezultatus. Metiniame Tarnybos veiklos plane nurodomi: vidaus audito subjektai, ankstesnių vidaus auditu datos (jeigu buvo atlikti), vidaus auditu temos, vidaus auditu atlikimo trukmė darbo dienomis, įskaitant laiką paskirtą apžvelgti audituojamojo subjekto veiklą ir parengti vidaus auditu programas; konkretūs vidaus audito vykdytojai bei reikiami jam atlikti ištekliai. Metiniame Tarnybos veiklos plane numatomi ne tik atskiri vidaus auditai, bet ir vidaus auditorių mokymasis bei kvalifikacijos kėlimas, metinės Tarnybos veiklos ataskaitos parengimas bei kita veikla. 20 procentų kiekvieno vidaus auditorio metinio darbo laiko nepaskirstoma, kad galima būtų tinkamai vykdyti Tarnybos veiklą dėl vidaus auditorių ligos, metiniame veiklos plane nenumatyto vidaus audito atlikimo bei kitų svarbių priežasčių. Vidaus auditui atlikti vidaus auditoriai parenkami atsižvelgiant į numatomo atlikti vidaus audito pobūdį ir sudėtingumą, patirtį bei specialų pasirengimą.
7. Tarnybos vedėjas su Tauragės rajono savivaldybės administracijos direktoriumi ne vėliau kaip iki einamųjų metų gruodžio 31 dienos suderina metinį ateinančių metų Tarnybos veiklos planą.
8. Vidaus auditoriai prieš kiekvieno vidaus audito atlikimą parengia vidaus audito programą, kurią patvirtina Tarnybos vedėjas. Vidaus audito programa gali būti tikslinama, o visi jos pakeitimai patvirtinami Tarnybos vedėjo.
9. Vidaus audito programoje turi būti nurodyta: vidaus audito tema, tikslai, vidaus audito apimtis, vidaus audito procedūros, susijusios su vidaus audito informacijos rinkimu, analizavimu ir dokumentavimu; periodai pagal vykdytojus bei pagal poreikį; kita svarbi informacija.
III. VIDAUS AUDITO POREIKIO ĮVERTINIMAS
11. Tarnybos vedėjas, atsižvelgdamas į audituotinų subjektų veiklos specifiką įvertindamas vidaus auditorių kvalifikaciją bei remdamasis rizikos analize, vidaus audito poreikį nustato šia tvarka:
11.2. įvertina audito visumą sudarančių dalių reikšmingumą, palygindamas visumos dalis pagal trijų dydžių skalę (1 - mažai reikšminga, 2 - vidutiniškai reikšminga, 3 - labai reikšminga), pagal šiuos pagrindinius kriterijus:
11.2.1. audituotino subjekto pareigybių (etatų) skaičių bei atliekamų funkcijų svarbumą (Tarnybos vedėjo nuomone);
11.2.4. naudojamas informacines technologijas (kompiuterinė technika, ryšiai, informacinės sistemos duomenų bazės ir kita), įgalinančias greičiau atlikti vidaus auditą;
11.3. sudėjęs kiekvienos audito visumos dalies kriterijų įvertinimo santykinius dydžius, nustato tos dalies svarbumą, kuris pagal gautą santykinių dydžių sumą skirstomas į:
11.3.1. mažai svarbią audito visumos dalį, kai dydžių suma sudaro ne daugiau kaip 1/3 bendro galimo šios dalies didžiausio įvertinimo;
11.3.2. vidutiniškai svarbią - kai dydžių suma sudaro nuo 1/3 iki 1/2 bendro galimo šios dalies didžiausio įvertinimo;
11.4. pagal nustatytą kiekvienos audito visumos dalies svarbumą paskiria vidaus auditui atlikti darbo dienų skaičių:
12. Per kalendorinius metus vidaus auditams atlikti vienam vidaus auditoriui skiriamos 175 darbo dienos. Šis darbo dienų skaičius netaikomas Tarnybos vedėjui, nes jo kompetencijai priskirtos kitos pagrindinės funkcijos.
13. Tarnybos vedėjas nustato Tarnybos personalo poreikį. Palyginęs Tarnybos personalo poreikį vidaus auditams atlikti su Tarnybos dirbančių vidaus auditorių skaičiumi, Tarnybos vedėjas pateikia Savivaldybės administracijos direktoriui vidaus audito poreikio įvertinimo analizę su pasiūlymais, kuriuos Savivaldybės administracijos direktorius gali įvertinti nustatydamas Tarnybos pareigybių skaičių.
IV. VIDAUS AUDITO ATLIKIMAS
16. Tarnybos vedėjo pavedime turi būti nurodyta:
17. Informacija apie numatomą atlikti vidaus auditą audituojamam subjektui pateikiama raštu. Šiame pranešime turi būti vidaus audito pagrindas, tikslas, pradinio susitikimo data ir vieta (esant galimybei susitikimas organizuojamas audituojamojo subjekto buveinėje).
18. Vidaus auditorius, priklausomai nuo vidaus audito tikslo, pagal Tarnybos vedėjo patvirtintą vidaus audito programą, vertina audituojamojo subjekto vidaus kontrolės sistemos funkcionavimą bei rizikos valdymą ir turi:
18.1. tikrinti ir vertinti sukurtas ir įdiegtas vidaus kontrolės procedūras ir įsitikinti, ar laikomasi strateginių arba kitų veiklos planų, procedūrų, įstatymų, kitų norminių teisės aktų ir sutarčių turinčių įtakos jo veiklai;
18.2. tikrinti, ar informacija apie finansinę ir ūkinę veiklą yra patikima ir išsami, bei vertinti būdus, kaip renkama, analizuojama, klasifikuojama ir skelbiama tokia informacija;
18.3. tikrinti ir vertinti, ar valstybės ir savivaldybės turtas valdomas, naudojamas ir juo disponuojama taupiai ir racionaliai, pagal norminius teisės aktus ir sutartis;
18.4. tikrinti ir vertinti procedūras, taikomas valdomo, naudojamo ir disponuojamo turto bei informacijos apsaugai, prireikus patikrinti, ar toks turtas egzistuoja (vidaus auditoriai inventorizavimą atlieka atrankos būdu);
19. įvertinęs audituojamojo subjekto vidaus kontrolės funkcionavimą bei galimą rizikos veiksnių įtaką vidaus auditorius vidaus audito ataskaitoje (toliau - ataskaita) pateikia vidaus kontrolės vertinimo išvadą ir rekomendacijas, kaip sustiprinti vidaus kontrolės procedūras bei rizikos valdymą.
20. Atsižvelgdamas į vidaus audito tikslą pagal Tarnybos vedėjo patvirtintą vidaus audito programą ar jos pakeitimus vidaus auditorius atlieka vidaus audito procedūras, kurios apima:
20.3. veiklos atitiktį nustatytai veiklos politikai, planams, procedūroms, teisės aktams, sudarytoms sutartims ir kitiems reikalavimams;
21. Vidaus audito atlikimo trukmė nustatoma atsižvelgiant į vidaus audito temos pobūdį ir apimtį. Suderinus su Tarnybos vedėju, dėl pateisinamų priežasčių vidaus audito atlikimo trukmė gali būti pratęsta. Vidaus audito pratęsimo priežastys nurodomos vidaus auditoriaus tarnybiniame pranešime, adresuotame Tarnybos vedėjui.
22. Vidaus audito metu gauta informacija registruojama darbo dokumentuose, kurie privalo turėti dokumento sudarytojo pavadinimą, dokumento pavadinimą, dokumento datą, dokumento numerį, dokumento tekstą ir turi būti vidaus auditoriaus pasirašyti. Darbo dokumentai yra pagrindas ataskaitoms parengti, taip pat vidaus audito išvadoms ir rekomendacijoms pagrįsti.
23. Darbo dokumentuose nurodomos taikytos vidaus audito procedūros ir vidaus audito apimtis, apibendrinta surinkta vidaus audito išvadas ir rekomendacijas patvirtinanti informacija.
24. Darbo dokumentai įforminami: raštu popieriuje, kompiuterinėse laikmenose, naudojantis elektroninės technikos ir kitomis priemonėmis.
25. Vidaus auditorius vidaus audito metu arba po vidaus audito organizuojamuose susitikimuose supažindina atsakingus už atitinkamą darbo sritį audituojamojo subjekto valstybės tarnautojus arba darbuotojus su nustatytais ir apibendrintais faktais, aptaria su jais jų veiklos tobulinimo ir nustatytų trūkumų šalinimo galimybes.
26. Vidaus auditorius, vidaus audito metu nustatęs pažeidimus, apie juos turi nedelsdamas pranešti Tarnybos vedėjui, kuris žodžiu arba raštu apie tai informuoja direktorių.
27. Darbo dokumentus kartu su atlikto vidaus audito ataskaitos projektu vidaus auditorius turi pateikti Tarnybos vedėjui.
28. Tarnybos vedėjas, siekdamas užtikrinti vidaus audito kokybę, atlieka:
28.1. vidaus auditorių darbo priežiūrą, užtikrinančią, kad vidaus auditas būtų atliekamas vadovaujantis Tarnybos vidaus audito metodikos reikalavimais;
28.2. darbo dokumentų ir ataskaitos projekto peržiūrą, kad nustatytų, ar atliktas darbas atitinka konkrečius vidaus audito tikslus ir vidaus audito programą, ar įvertinta vidaus kontrolė, ar vidaus audito metu surinkta pakankamai patikimos, tinkamos ir naudingos informacijos, ar ji yra tinkamai dokumentuota ir pagrindžia ataskaitos projekte išdėstytus faktus, išvadas, rekomendacijas, ar ataskaitos projekto struktūra ir turinys atitinka metodikos reikalavimus. Tarnybos vedėjas, atlikęs minėtų dokumentų peržiūrą, savo pastebėjimus ir pastabas užfiksuoja peržiūros išvadoje, nurodydamas peržiūros datą ir peržiūros rezultatus, arba pasirašo darbo dokumentų peržiūros išvados dalyje, nurodydamas peržiūros datą ir pastabas.
29. Atlikęs vidaus auditą, vidaus auditorius sudaro vidaus audito dokumentų bylą ir bylos vidaus apyrašą.
30. Vidaus audito dokumentų bylų naudojimą, jų saugojimą koordinuoja Tarnyba. Auditoriams sutikimą naudotis vidaus audito dokumentais gali duoti Tarnybos vedėjas, prieš tai tokį sutikimą žodžiu arba raštu suderinęs su Savivaldybės administracijos direktoriumi.
31. Kai vidaus audito dokumentus nori naudoti ne Tauragės rajono savivaldybės administracijos, jai pavaldžių ar jos valdymo sričiai priskirtų viešųjų juridinių asmenų valstybės tarnautojai ar darbuotojai, Tarnybos vedėjas, prieš leisdamas pasinaudoti tokiais dokumentais, turi gauti Savivaldybės administracijos direktoriaus sutikimą raštu.
V. VIDAUS AUDITO ATASKAITOS PARENGIMAS IR JOS PATEIKIMAS
32. Atlikus vidaus auditą, parengiama Tarnybos vedėjo ir vidaus auditoriaus pasirašyta ataskaita, kurioje apibendrinami atlikto vidaus audito rezultatai, pateikiama pakankama (vidaus audito procedūrų atlikta tiek, kad gautos informacijos užtenka nustatytiems faktams pagrįsti), patikima (informacija turi būti gauta remiantis patikimais šaltiniais (ataskaitose užfiksuoti ūkiniai įvykiai ir operacijos tikrai įvykę, duomenys nešališki, išsamūs ir patikrinti), svarbi ir naudinga (informacija, kuri panaudojama darbui atlikti, vidaus audito tikslams pasiekti) informacija, pagrįsti pastebėjimai, išvados ir rekomendacijos.
33. Ataskaita gali būti:
33.1. tarpinė - pateikiama raštu audituojamojo subjekto vadovui ir skirta neatidėliotino dėmesio reikalaujančiai informacijai pateikti, vidaus audito apimties pasikeitimui nurodyti, apie vidaus audito procesą informuoti, kai atliekamas didelės apimties vidaus auditas;
33.2. galutinė - pateikiama raštu audituojamojo subjekto vadovui kartu su rekomendacijų, pateikiamų vidaus audito ataskaitoje, įgyvendinimo priemonių plano forma (1 priedas);
34. Ataskaitos struktūra:
34.1. įvadinė dalis, kurioje nurodoma: vidaus audito atlikimo motyvai, vidaus audito vykdytojai, vidaus audito atlikimo terminas (vidaus audito pradžios ir pabaigos data), audituojamasis subjektas (bendroji informacija apie audituojamąjį subjektą), vidaus audito tikslas, audituojamas laikotarpis, vidaus audito apimtis, vidaus audito metodai ir vertinimo kriterijai;
34.2. dėstomoji dalis, kurioje išdėstomi pastebėjimai (vidaus audito metu nustatyti faktai), pateikiamos išvados ir rekomendacijos:
34.2.1. pastebėjimai - vidaus kontrolės trūkumai, nustatytos klaidos ir neatitikimai bei kita informacija, patvirtinanti vidaus audito išvadas ir rekomendacijas, taip pat gali būti įtraukta informacija apie audituojamojo subjekto veiklą, įgyvendinant ankstesnio vidaus audito rekomendacijas ir sukurtas tinkamas vidaus kontrolės priemones;
34.2.2. išvados - nuomonė apie vidaus audito metu nustatytų faktų įtaką audituojamojo subjekto veiklai ir apie vidaus kontrolės funkcionavimą. Ataskaitoje išvados turi būti trumpos, konkrečios ir motyvuotos, pagrįstos teisės aktų reikalavimais arba vidaus kontrolės vertinimu. Jos gali apimti visą audituojamojo subjekto veiklą arba tik specifines audituojamojo subjekto veiklos ir vidaus kontrolės sritis. Vidaus kontrolė yra vertinama:
34.2.2.2. gerai - jei visa rizika yra nustatyta ir valdoma, bet yra keletas nesvarbių vidaus kontrolės trūkumų, neturinčių neigiamos įtakos audituojamojo subjekto veiklos rezultatams;
34.2.2.3. patenkinamai - jei visa rizika yra nustatyta, tačiau dėl netinkamo rizikos valdymo yra vidaus kontrolės trūkumų, kurie gali turėti neigiamą įtaką audituojamojo subjekto veiklos rezultatams;
34.2.3. rekomendacijos - pasiūlymai audituojamajam subjektui atlikti būtinus patobulinimus, kurie užtikrintų vidaus kontrolės veiksmingumą, teisės aktų reikalavimų laikymąsi, rizikos valdymą, veiklos tikslų įgyvendinimą ir užkirstų kelią klaidų pasikartojimui (sisteminėms klaidoms). Ataskaitoje gali būti nurodomas rekomendacijos reikšmingumo lygis - didelis arba vidutinis, arba mažas. Tarnybos vedėjas ir (arba) vidaus auditoriai rekomendacijos reikšmingumo lygį pasirenka patys, remdamiesi savo praktine patirtimi ir profesionalumu. Rekomendacijos turi būti aiškios, konkrečios ir įgyvendinamos, pateiktos pagal ataskaitoje aprašytus pastebėjimus, kurie gali turėti ir (arba) daro neigiamą įtaką audituojamojo subjekto veiklos rezultatams.
35. Ataskaita turi būti:
35.1. objektyvi (pateikiami pagrįsti faktai, informacija nešališka, neiškraipyta, be išankstinio nusistatymo);
35.4. konstruktyvi (skatinanti teigiamus pokyčius audituotame subjekte ir padedanti gerinti pastarojo veiklą;
36. Vidaus auditoriaus ataskaitoje nurodyti veiklos ir vidaus kontrolės sistemos trūkumai prieš tai turi būti aptarti su atitinkamais audituojamojo subjekto valstybės tarnautojais arba darbuotojais vidaus audito metu, kad būtų įsitikinta, kad vidaus auditorius ir audituojamojo subjekto valstybės tarnautojai arba darbuotojai supranta klaidos arba trūkumo esmę, taip pat aptarta, kaip geriau ištaisyti trūkumus ir klaidas arba patobulinti vidaus kontrolės sistemą.
37. Atlikus vidaus auditą, parengiamas ataskaitos projektas, kurį vidaus auditorius turi aptarti su audituojamojo subjekto vadovu bei su atsakingais už audituotą sritį valstybės tarnautojais ir darbuotojais (susirašinėjimų, susitikimų, komentarų teikimo ar kitais būdais).
38. Aptarus ataskaitos projektą ir įvertinus pastabas, gautas iš audituojamojo subjekto dėl ataskaitos projekto, parengiama galutinė ataskaita audituojamajam subjektui.
39. Galutinė ataskaita pateikiama savivaldybės administracijos direktoriui, audituojamojo subjekto vadovui kartu su lydraščiu kuriame nurodoma, kad per 15 kalendorinių dienų nuo galutinės ataskaitos gavimo dienos:
39.1. audituojamojo Tauragės rajono savivaldybės administracijai pavaldaus ar valdymo sričiai priskirto viešojo juridinio asmens vadovas, suderinęs su Tarnyba, turi priimti sprendimą (užpildyti rekomendacijų, pateikiamų vidaus audito ataskaitoje, įgyvendinimo priemonių planą (1 priede nurodytą formą) dėl vidaus audito ataskaitoje pateiktų rekomendacijų įgyvendinimo, išskyrus Vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymo 10 str. 10 p. numatytą atvejį (Jeigu nesutinka su vidaus audito ataskaitoje pateiktomis rekomendacijomis, ne vėliau kaip per 10 kalendorinių dienų nuo ataskaitos gavimo dienos turi raštiškai paaiškinti Savivaldybės administracijos direktoriui ir Tarnybos vedėjui nesutikimo motyvus);
39.2. audituojamojo Tauragės rajono savivaldybės administracijos padalinio vadovas, suderinęs su Tarnyba, turi priimti sprendimą (užpildyti rekomendacijų, pateikiamų vidaus audito ataskaitoje, įgyvendinimo priemonių planą (1 priede nurodytą formą) dėl vidaus audito ataskaitoje pateiktų rekomendacijų įgyvendinimo ir pateikti jį tvirtinti Savivaldybės administracijos direktoriui.
40. Jei galutinėje ataskaitoje aptinkama klaida, vidaus auditorius turi surašyti vidaus audito ataskaitą patikslinančią pažymą, kurią turi patvirtinti Tarnybos vedėjas. Vidaus audito ataskaitą patikslinanti pažyma išdalijama visiems gavusiems galutinę ataskaitą.
VI. PAŽANGOS STEBĖJIMAS (VEIKLA PO AUDITO)
42. Tarnybos vedėjas, atsižvelgdamas į ataskaitoje pateiktų išvadų ir rekomendacijų reikšmingumą, paveda vidaus auditoriams atlikti rekomendacijų įgyvendinimo kontrolę.
43. Vidaus auditoriai turi stebėti ir dokumentuoti, kaip vykdomos ataskaitoje pateiktos rekomendacijos, ar gerinama padėtis audituotame subjekte.
44. Atlikus rekomendacijų įgyvendinimo kontrolę, vidaus auditorius surašo pažymą apie ataskaitoje pateiktų rekomendacijų įgyvendinimą (2 priedas).
45. Tarnybos vedėjas, atsižvelgdamas į ataskaitoje pateiktų rekomendacijų įgyvendinimą, gali nuspręsti pažangos stebėjimo procedūras atlikti kito vidaus audito metu arba atlikti atskirą pažangos stebėjimo vidaus auditą.
46. Tais atvejais, kai audituojamojo subjekto vadovo prisiimtas rizikos lygis dėl vidaus audito metu nustatytų klaidų bei trūkumų gali turėti neigiamą poveikį audituojamojo subjekto veiklai, kai į vidaus auditoriaus pateiktas rekomendacijas audituojamojo subjekto vadovas neatsižvelgia ir nurodytų trūkumų netaiso, Tarnyba privalo apie tai informuoti aukštesnio pagal pavaldumą viešojo juridinio asmens vadovą.