MAŽEIKIŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS
ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL ASMENŲ APTARNAVIMO MAŽEIKIŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOJE, STRUKTŪRINIUOSE PADALINIUOSE IR FILIALUOSE TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2012 m. gegužės 31 d. Nr. A1- 1212
Mažeikiai
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo (Žin., 1994, Nr. 55-1049; 2008, Nr. 113-4290; 2009, Nr. 159-7206) 29 straipsnio 8 dalies 2 ir 3 punktais, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo (Žin., 1999, Nr. 60-1945; 2006, Nr. 77-2975; 2010, Nr. 81-4228; 2011, Nr. 4-125) 11 straipsniu, Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymu (Žin., 2000, Nr. 10-236; 2005, Nr. 139-5008; 2009, Nr. 75-3064; 2012, Nr. 51-2529), Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 (Žin., 2007, Nr. 94-3779; 2008, Nr. 116-4422), Mažeikių rajono savivaldybės administracijos nuostatų, patvirtintų Mažeikių rajono savivaldybės tarybos 2011 m. spalio 28 d. sprendimu Nr. T1-293, 13.7, 13.8, 21.2, 21.2 punktais:
1. Tvirtinu Asmenų aptarnavimo Mažeikių rajono savivaldybės administracijoje, struktūriniuose padaliniuose ir filialuose tvarkos aprašą (pridedama).
2. Pripažįstu netekusiu galios Mažeikių rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2011 m. sausio 18 d. įsakymą Nr. A1- 75 „Dėl asmenų aptarnavimo Mažeikių rajono savivaldybės administracijoje, struktūriniuose padaliniuose ir filialuose tvarkos aprašo patvirtinimo“ (kartu su 2011 m. birželio 6 d. įsakymo Nr. A1-1098 pakeitimu).
3. Įpareigoju:
3.1. visų struktūrinių ir struktūrinių teritorinių padalinių vadovus susipažinti ir supažindinti pavaldžius specialistus su įsakymu ir jo priedais pasirašytinai;
PATVIRTINTA
Mažeikių rajono savivaldybės administracijos
Direktoriaus 2012 m. gegužės 31 d.
įsakymu Nr. A1-1212
ASMENŲ APTARNAVIMO MAŽEIKIŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOJE, STRUKTŪRINIUOSE PADALINIUOSE IR FILIALUOSE TVARKOS APRAŠAS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Asmenų aptarnavimo Mažeikių rajono savivaldybės administracijoje, struktūriniuose padaliniuose ir filialuose tvarkos aprašas (toliau tekste – Aprašas) reglamentuoja fizinių ir juridinių asmenų (toliau tekste – asmenys) aptarnavimą Mažeikių rajono savivaldybės administracijoje (toliau tekste – Savivaldybės administracija) ir jos struktūriniuose padaliniuose bei filialuose (toliau tekste – padaliniai), taip pat asmenų prašymų, gautų Savivaldybės administracijoje, registravimą, nagrinėjimą ir atsakymų rengimą.
2. Šio Aprašo nustatyta tvarka taip pat nagrinėjami asmenų kreipimaisi į Savivaldybės administraciją, kai išdėstoma asmens nuostata tam tikru klausimu, pranešama apie Savivaldybės administracijos veiklos pagerėjimą ar trūkumus ir pateikiami siūlymai, kaip juos ištaisyti, informuojama apie valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis (toliau tekste – darbuotojas), piktnaudžiavimą ar neteisėtus veiksmus, nesusijusius su konkretaus asmens teisėtų interesų ir teisių pažeidimu, taip pat kitokie asmenų kreipimaisi į Savivaldybės administraciją.
3. Pagal šio Aprašo IV skyriaus „Asmenų aptarnavimas jiems atvykus į Savivaldybės administraciją, taikant „vieno langelio“ principą“ nuostatas taip pat priimami asmenų skundai ir pranešimai dėl pažeistų jų teisių ar teisėtų interesų, išsiunčiami administracinės procedūros sprendimai.
4. Nagrinėjant asmenų prašymus šio Aprašo nuostatos taikomos tiek, kiek tų klausimų nereglamentuoja Lietuvos Respublikos įstatymai ar jų pagrindu priimti kiti teisės aktai.
5. Už šio Aprašo įgyvendinimą atsako įstaigos vadovas – Savivaldybės administracijos direktorius (toliau tekste – Direktorius).
6. Šiame Apraše vartojamos sąvokos:
Asmenų aptarnavimas – veikla, apimanti asmenų aptarnavimą jiems atvykus į Savivaldybės administraciją, aptarnavimą telefonu, prašymų, gautų tiesiogiai iš asmenų ar atsiųstų paštu, įskaitant ir elektroninį būdą (elektroniniu paštu ar kitomis elektroninėmis priemonėmis), nagrinėjimą, priimtų sprendimų įforminimą ir perdavimą asmenims.
Prašymas – su asmens teisių ar teisėtų interesų pažeidimu nesusijęs asmens kreipimasis į Savivaldybės administraciją prašant administracinės paslaugos: išduoti leidimą (licenciją), dokumentą, jo kopiją, nuorašą ar išrašą, patvirtinantį tam tikrą juridinį faktą; nustatytąja tvarka pateikti institucijos turimą informaciją; priimti administracinį sprendimą: įsakymą, potvarkį ar nustatyta tvarka kitą nustatytos formos dokumentą, kuriame išreiškiama Savivaldybės administracijos valia; atlikti kitus teisės aktuose nustatytus veiksmus.
Skundas – asmens rašytinis kreipimasis į viešojo administravimo subjektą, kuriame nurodoma, kad yra pažeistos jo teisės ar teisėti interesai, ir prašoma juos apginti.
Pranešimas – asmens rašytinis kreipimasis į viešojo administravimo subjektą, kuriame nurodoma, kad yra pažeistos kito asmens teisės ar teisėti interesai, ir prašoma juos apginti.
Privati informacija – ypatingi fizinio asmens duomenys, kaip juos nustato Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymas (Žin., 1996, Nr. 63-1479; 2003, Nr. 15-597; 2004, Nr. 60-2120; 2008, Nr. 22-804); informacija apie asmenį ir jo šeimos gyvenimą; su fizinio asmens garbe ir orumu susijusi informacija.
Prašymo nagrinėjimas – valstybės tarnautojo ar darbuotojo veikla, apimanti asmens prašymo priėmimą, įregistravimą, esmės nustatymą, atsakymo parengimą ir išsiuntimą (įteikimą) asmeniui.
Atsakymas – atsižvelgiant į prašymo turinį, žodžiu, raštu ar elektroniniu būdu asmeniui teisės aktų nustatyta tvarka suteikta administracinė paslauga, pateikta informacija, įteikta prašomo administracinio akto kopija, nuorašas arba išrašas, išdėstyta Savivaldybės administracijos nuomonė apie asmens kritiką, pasiūlymus ar pageidavimus.
Kitos šiame Apraše vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatyme (Žin., 1999, Nr. 60-1945; 2006, Nr. 77-2975; 2011, Nr. 4-125 ) vartojamas sąvokas.
7. Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai, aptarnaudami asmenis, nagrinėdami prašymus, skundus ir pranešimus (toliau tekste – prašymus), privalo vadovautis pagarbos žmogaus teisėms, teisingumo, sąžiningumo ir protingumo, taip pat Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatyme (Žin., 1999, Nr. 60-1945; 2006, Nr. 77-2975; 2011, Nr. 4-125 ) įtvirtintais įstatymo viršenybės, objektyvumo, proporcingumo, nepiktnaudžiavimo valdžia, tarnybinio bendradarbiavimo, efektyvumo, subsidiarumo ir „vieno langelio“ principais, o teikdami asmenims informaciją – Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatyme (Žin., 2000, Nr. 10-236; 2005, Nr. 139-5008) nustatytais informacijos išsamumo, tikslumo, teisėtumo ir objektyvumo principais.
8. Rengdami ir įformindami atsakymus į asmenų prašymus, teikdami informaciją, valstybės tarnautojai ir darbuotojai privalo vadovautis Mažeikių rajono savivaldybės (toliau tekste – Savivaldybė) tarybos, Savivaldybės mero (toliau tekste – Meras) potvarkiais, Direktoriaus įsakymais, Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymais, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais raštvedybą.
9. Draudžiama atsisakyti aptarnauti asmenis, nagrinėti jų prašymus ir/arba teikti informaciją dėl to, kad nėra tokias funkcijas atliekančio valstybės tarnautojo ar darbuotojo. Valstybės tarnautojų ir darbuotojų atostogų, komandiruočių, seminarų ir kitais nebuvimo tarnyboje atvejais minėtas paslaugas teikti Savivaldybės administracijos vadovybė paveda kitiems valstybės tarnautojams. Nagrinėjantis prašymą valstybės tarnautojas ar darbuotojas turi nusišalinti nuo prašymo nagrinėjimo arba būti nušalintas Direktoriaus ar jo įgalioto asmens sprendimu, jeigu atsiranda Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo 25 straipsnio 1 dalyje nurodytos aplinkybės. Gavęs pavedimą nagrinėti prašymą valstybės tarnautojas ar darbuotojas, atsiradus minėtoms aplinkybėms, pats turi pranešti Direktoriui apie galimą viešųjų ir privačių interesų konfliktą bei nurodyti jo priežastis. Sprendimą dėl Direktoriaus nušalinimo nuo prašymo nagrinėjimo priima jis pats arba Meras.
10. Prašymai, pateikti pagal Savivaldybės interneto tinklalapyje www.mazeikiai.lt administracinių paslaugų teikimo aprašymuose nurodytas prašymų pateikimo tvarką ir formas, ar parašyti laisva forma, jeigu specialios formos neįpareigoja pildyti teisės aktai, Savivaldybės administracijoje nagrinėjami pagal Savivaldybės administracijos kompetenciją. Jeigu Savivaldybės administracija, kuriai pateiktas prašymas, nėra įgaliota spręsti jame išdėstytų klausimų, ji ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo prašymo gavimo Savivaldybės administracijoje išsiunčia prašymą kompetentingai institucijai (prašymo kopija paliekama Savivaldybės administracijoje) ir raštu praneša apie tai asmeniui, paaiškindama persiuntimo priežastis. Tuo atveju, kai nėra viešojo administravimo subjekto, kuriam galima perduoti nagrinėti prašymą pagal kompetenciją, prašymas per 5 darbo dienas nuo jo gavimo dienos grąžinamas asmeniui, nurodant grąžinimo priežastis.
11. Asmens prašymo, adresuoto kelioms institucijoms ir priklausančio kelių institucijų kompetencijai, nagrinėjimą organizuoja Savivaldybės administracija, jeigu ji yra pirmasis adresatas. Tokiu atveju kitos institucijos privalo be atskiro Savivaldybės administracijos raginimo pateikti pasiūlymus dėl prašymo nagrinėjimo ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo prašymo gavimo institucijoje. Jeigu prašymas adresuotas kelioms institucijoms, tarp jų ir Savivaldybės administracijai, bet ji nėra pirmasis adresatas, Savivaldybės administracija pagal savo kompetenciją be atskiro pirmojo adresato prašymo ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo asmens prašymo gavimo dienos pateikia atsakymą nagrinėjimą organizuojančiai institucijai.
12. Prašymai nenagrinėjami, jeigu tuo pačiu klausimu teismas jau yra priėmęs sprendimą arba tas pats viešojo administravimo subjektas yra priėmęs administracinės procedūros sprendimą ir asmuo nepateikia naujų faktinių duomenų, leidžiančių ginčyti viešojo administravimo subjekto priimtą administracinės procedūros sprendimą, taip pat jeigu nuo prašyme nurodytų pažeidimų paaiškėjimo dienos iki prašymo padavimo dienos yra praėję daugiau kaip 6 mėnesiai. Apie sprendimą nenagrinėti prašymo pranešama asmeniui ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo prašymo gavimo dienos. Pranešime nurodoma, kodėl prašymas nenagrinėjamas ir tokio sprendimo apskundimo tvarka.
13. Savivaldybės administracijoje asmenims prieinamoje vietoje, taip pat Savivaldybės administracijos interneto svetainėje turi būti paskelbta informacija apie asmenų aptarnavimą (Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojų ir kitų darbuotojų, atsakingų už asmenų aptarnavimą, pareigos, vardai ir pavardės, telefonų numeriai, darbo laikas, kita reikiama informacija).
II. PRAŠYMŲ PATEIKIMAS
14. Asmenų prašymai gali būti pateikiami žodžiu (telefonu ar tiesiogiai asmeniui atvykus į Savivaldybės administraciją), raštu, užpildyti pagal Savivaldybės interneto tinklalapyje www.mazeikiai.lt administracinių paslaugų teikimo aprašymuose nurodytą prašymų pateikimo tvarką ir formas, ar parašyti laisva forma, jeigu teisės aktai neįpareigoja užpildyti specialios prašymo formos, tiesiogiai asmeniui atvykus į Savivaldybės administraciją, atsiuntus paštu, faksu, Savivaldybės administracijos oficialiuoju elektroniniu paštu ar per pasiuntinį) ir elektroniniu būdu (pateikiant el. a. savivaldybe@mazeikiai.lt ar administracinių paslaugų teikimo aprašymuose nurodytais prašymams teikti elektroniniu būdu elektroninio pašto adresais).
15. Atvykę į Savivaldybės administraciją, jos padalinius, asmenys aptarnaujami taikant „vieno langelio“ principą, išskyrus padalinius, kurie yra nutolę nuo pagrindinio Savivaldybės administracijos pastato ar vykdo specifinių paslaugų teikimą. Besikreipiantys asmenys aptarnaujami tiesiogiai Civilinės metrikacijos skyriuje, Vaiko teisių apsaugos skyriuje, Žemės ūkio skyriuje, Švietimo skyriuje, Archyvų skyriuje, Socialinės paramos skyriuje (asmenų, besikreipiančių į šiuos padalinius ir pageidaujančių, kad jų prašymai būtų priimti tiesiogiai „vieno langelio“ principu, prašymai priimami ir registruojami Bendrojo skyriaus tvarkomame skaitmeniniame registre, jeigu kiti teisės aktai nenurodo kitaip).
16. Žodiniai prašymai priimami tik tais atvejais, kai juos galima išnagrinėti ir išspręsti tuoj pat, nepažeidžiant asmens ir Savivaldybės administracijos interesų.
17. Asmenų pageidavimu jų priėmimas Savivaldybės administracijoje gali būti derinamas iš anksto telefonu ar kita ryšio priemone. Atsiradus nenumatytoms aplinkybėms ir pasikeitus sutartam aptarnavimo laikui, Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojas ar darbuotojas, taręsis dėl aptarnavimo laiko, įspėja asmenį, sutardamas dėl kito laiko.
18. Kai asmuo nemoka valstybinės kalbos arba dėl sensorinio ar kalbos sutrikimo negali suprantamai reikšti minčių, jam kreipiantis žodžiu į Savivaldybės administraciją turi dalyvauti asmuo, gebantis išversti prašymą į lietuvių kalbą (vertėjas). Vertėją pakviečia Savivaldybės administracija arba asmuo savo iniciatyva.
19. Asmenų prašymai turi būti:
20. Kai asmens prašymą Savivaldybės administracijai pateikia asmens atstovas, jis privalo pateikti atstovavimą patvirtinantį dokumentą ir asmens prašymą, atitinkantį šio Aprašo 19 punkte nustatytus reikalavimus. Kai atstovaujamo asmens vardu į Savivaldybės administraciją kreipiasi asmens atstovas, jis prašyme turi nurodyti savo vardą, pavardę, gyvenamąją vietą, taip pat atstovaujamo asmens vardą, pavardę, gyvenamąją vietą (jeigu kreipiamasi fizinio asmens vardu) arba pavadinimą, kodą, buveinės adresą (jeigu kreipiamasi juridinio asmens vardu) ir pridėti atstovavimą patvirtinantį dokumentą. Atstovaujamo asmens vardu pateiktas prašymas turi atitikti Aprašo 19.1 ir 19.2 punktų reikalavimus.
21. Kai prašymą Savivaldybės administracijai paduoda asmens atstovas, kurio atstovavimą patvirtinantis dokumentas išduotas užsienyje, šis dokumentas turi būti legalizuotas vadovaujantis Dokumentų legalizavimo ir tvirtinimo pažyma (Apostille) tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2006 m. spalio 30 d. nutarimu Nr. 1079 (Žin., 2006, Nr. 118-4477).
22. Paštu gauti nevalstybine kalba parašyti prašymai nagrinėjami bendra tvarka. Visą tekstą į lietuvių kalbą išsiverčia Savivaldybės administracija. Pareiškėjui atsakoma lietuvių kalba.
23. Asmuo, pateikęs asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą ar Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka kitaip patvirtinęs asmens tapatybę, turi teisę gauti informaciją apie save, išskyrus Lietuvos Respublikos įstatymų nustatytus atvejus, kai tokia informacija neteikiama. Kai prašymą pateikti informaciją apie jį asmuo siunčia paštu ar per pasiuntinį, turi būti pridėta notaro ar kita Lietuvos Respublikos tesės aktų nustatyta tvarka patvirtinta asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopija. Kai dėl informacijos apie asmenį kreipiasi jo atstovas, jis pateikia atstovavimą patvirtinantį dokumentą ar Lietuvos Respublikos nustatyta teisės aktų tvarka kitaip patvirtina asmens tapatybę.
24. Asmens prašymas, pateiktas Savivaldybės administracijai elektroniniu būdu ir pasirašytas elektroniniu parašu, prilyginamas prašymui raštu. Savivaldybės elektroniniu paštu (savivaldybe@mazeikiai.lt) gautus prašymus, adresuotus Savivaldybės tarybai, Merui, jo pavaduotojams, Savivaldybės tarybos sudarytiems komitetams, Etikos komisijai, Administracijos direktoriui, jo pavaduotojams, padaliniams, registruoja, jeigu šiame Apraše nėra aplinkybių, dėl kurių prašymas negali būti registruojams, Bendrojo skyriaus specialistas ir pateikia adresatams bendra tvarka.
25. Elektroniniu būdu Savivaldybės administracijai pateiktas prašymas sudaromas taip, kad galima būtų:
25.2. atidaryti ir apdoroti prašymą elektroninių dokumentų valdymo sistemos ar kitomis Savivaldybės administracijoje naudojamomis informacinių technologijų priemonėmis;
III. PRAŠYMŲ PRIĖMIMAS IR NAGRINĖJIMAS
26. Asmenų prašymai Savivaldybės administracijoje priimami Savivaldybės administracijos darbo laiku ir 2 papildomas valandas per savaitę po darbo – antradieniais ir trečiadieniais nuo 17.00 iki 18.00 val.
27. Savivaldybės administracijoje gautus rašytinius prašymus, pateiktus tiesiogiai, atsiųstus paštu ar per pasiuntinį, faksu, Savivaldybės administracijos oficialiuoju elektroniniu paštu savivaldybe@mazeikiai.lt ar administracinių paslaugų teikimo aprašymuose nurodytais prašymams teikti elektroniniu būdu elektroninio pašto adresais, registruoja Bendrojo skyriaus valstybės tarnautojai ar darbuotojai, o padaliniuose, vykdančiuose savarankišką dokumentų apyvartą,– už dokumentų registravimą atsakingi valstybės tarnautojai ar darbuotojai. Šie specialistai priima pristatytus paštu, kurjerių, elektroniniu būdu pateiktus ar pačių pareiškėjų įteiktus prašymus, atlieka pirminį jų rūšiavimą, o neregistruojamus valstybės tarnautojo ar darbuotojo tvarkomuose registruose prašymus perduoda padaliniui, kuriame pagal Savivaldybės administracijos dokumentų registrų sąrašą jie registruojami. Gauti prašymai prieš jų registravimą peržiūrimi: ar gauti pagal paskirtį, ar nepažeisti paketai (vokai), ar yra visi dokumentai, ar jie nesugadinti, ar dokumentuose yra parašai, ar netrūksta nurodytų pridedamų dokumentų ar priedų, taip pat sutikrinami gautų dokumentų numeriai su nurodytaisiais ant voko, jei tokie įrašai yra. Visa tai įvertinus, įrašomą gauto dokumento registracijos žyma, su registravimo duomenimis, kurie reglamentuojami Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 (Žin., 2011, Nr. 88-4230; 2012, Nr.15-683 ), ir Direktoriaus nustatyta tvarka prašymai perduodami nagrinėti.
Tais atvejais, kai rašytiniai prašymai pateikiami tiesiogiai ir juose nenurodyti vardas, pavardė, gyvenamoji vieta ar žinomą, kad nurodyti neteisingi duomenys apie gyvenamąją vietą (jeigu kreipiasi fizinis asmuo) arba pavadinimas, kodas, buveinės adresas (jeigu kreipiasi juridinis asmuo), prašymą priimantys valstybės tarnautojai ir darbuotojai Bendrajame skyriuje ar padaliniuose, pasiūlo asmeniui prašymą parengti taip, kaip nustatyta šio Aprašo 19-21 punktuose. Asmeniui atsisakius, prašymas nepriimamas. Rašytiniai prašymai be parašo priimami tik išskirtiniais atvejais, kai siekiama, kad nebūtų pažeisti prašymą teikiančio asmens interesai. Ar taikyti tokią išimtį, atsižvelgiant į aplinkybes ir galimas pasekmes asmeniui, sprendžia Bendrojo skyriaus vedėjas, o padaliniuose, vykdančiuose savarankišką dokumentų apyvartą, – tų padalinių vadovai, priimdami sprendimą su rezoliucija „Išnagrinėti“.
28. Kol Savivaldybės administracijoje neįdiegta elektroninių dokumentų valdymo sistema, gauti asmenų elektroniniai dokumentai išspausdinami kartu su jų metaduomenimis ir jų valdymas organizuojamas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro, nustatyta tvarka. Į tokius prašymus atsakymai, jeigu pareiškėjas pageidauja juos gauti elektroniniu paštu, siunčiami dokumentų tikrumą užtikrinant Bendrojo skyriaus vedėjo kvalifikuotu elektroniniu parašu.
29. Priėmus prašymą, asmens pageidavimu jam įteikiamas prašymo gavimo faktą patvirtinantis dokumentas – spaudu pažymėta prašymo kopija, o jeigu prašymas gautas paštu (arba elektroniniu būdu), asmens pageidavimu per 2 darbo dienas nuo prašymo gavimo Savivaldybės administracijoje nurodytu adresu (arba elektroninio pašto adresu, jeigu prašymas pateiktas elektroniniu būdu) išsiunčiama spaudu pažymėta prašymo kopija, išskyrus atvejus, kai prašymas patenkinamas iš karto. Spaude turi būti nurodytas Savivaldybės administracijos (ar jos padalinio) pavadinimas, prašymo priėmimo data ir prašymo registracijos numeris, valstybės tarnautojo ar darbuotojo, priėmusio prašymą, vardas, pavardė, pareigos, prireikus – kita būtina informacija. Asmenims pageidaujant jie vėliau informuojami, kuriam valstybės tarnautojui ar darbuotojui pavesta nagrinėti prašymą, nurodant valstybės tarnautojo ar darbuotojo pareigas, vardą, pavardę, tarnybinio telefono numerį.
30. Prašymus, kuriuose yra informacijos, susijusios su ypatingais asmens duomenimis (rasine ar etnine kilme, politiniais, religiniais, filosofiniais ar kitais įsitikinimais, naryste profesinėse sąjungose, sveikata, lytiniu gyvenimu, asmens teistumu), nagrinėti kitoms institucijoms persiunčia prašymą nagrinėjantis valstybės tarnautojas ar darbuotojas tik gavęs asmens rašytinį sutikimą. Savivaldybės administracija per 5 darbo dienas nuo prašymo gavimo kreipiasi į asmenį prašydama per 10 darbo dienų pateikti sutikimą. Jeigu per nustatytą terminą toks sutikimas negaunamas, prašymas grąžinamas asmeniui, nurodoma grąžinimo priežastis. Šio Aprašo 10 punkte nustatytas 5 darbo dienų prašymo persiuntimo terminas skaičiuojamas nuo asmens rašytinio sutikimo persiųsti prašymą gavimo Savivaldybės administracijoje. Prašymai, kuriuose yra informacijos, susijusios su ypatingais asmens duomenimis, persiunčiami tik registruotu paštu.
31. Asmenų prašymai nagrinėjami pagal Vyriausybės patvirtintas taisykles, skundai ir pranešimai pagal Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo trečiame skirsnyje nustatytą administracinę procedūrą.
32. Asmenų prašymai turi būti išnagrinėti per 20 darbo dienų nuo jų gavimo Savivaldybės administracijoje, jeigu specialūs tesės aktai nenustato kitokių prašymų nagrinėjimo terminų.
33. Jei prašymo nagrinėjimas susijęs su komisijos sudarymu, posėdžio sušaukimu ar kitomis organizacinėmis priemonėmis, dėl kurių atsakymo pateikimas asmeniui gali užsitęsti ilgiau kaip 20 dienų nuo prašymo Savivaldybės administracijoje gavimo, Direktorius per 15 darbo dienų nuo prašymo gavimo turi teisę pratęsti šį terminą dar iki 10 darbo dienų. Likus ne mažiau kaip 5 darbo dienoms iki šio Aprašo 32 punkte nustatyto termino pabaigos, Savivaldybės administracijos padalinys, gavęs prašymą, išsiunčia asmeniui pranešimą raštu (arba elektroniniu paštu, jeigu prašymas pateiktas elektroniniu būdu), nurodydamas prašymo nagrinėjimo pratęsimo priežastis.
34. Kaip laikomasi asmenų prašymų nagrinėjimo terminų Savivaldybės administracijoje kontroliuoja Bendrasis skyrius, kai prašymai registruoti skaitmeniniame registre, padaliniuose, vykdančiuose savarankišką dokumentų apyvartą, – tų padalinių vadovai ar Direktoriaus įsakymu paskirti padalinių valstybės tarnautojai ar darbuotojai.
35. Prašymai, kuriuose nenurodytas Asmens vardas, pavardė (pavadinimas) ir (ar) adresas, ar paaiškėja, kad nurodytas neteisingas adresas, nepateikti pagal Aprašo 20 ir 21 punktų nuostatas reikalaujami papildomi dokumentai, laikomi anoniminiais. Jie registruojami ir pateikiami Bendrojo skyriaus vedėjui, o savarankišką dokumentų apyvartą vykdančiuose padaliniuose padalinio vadovui. Anoniminiai prašymai nenagrinėjami, išskyrus ypatingus atvejus, kai yra siekiama, kad nenukentėtų Asmenų interesai. Tokiu atveju sprendimą dėl anoniminių prašymų nagrinėjimo būtinybės priima Aprašo šiame punkte minimi padalinių vadovai, priimdami sprendimą su rezoliucija „Išnagrinėti“. Priėmimo stadijoje pripažinti nenagrinėjamais prašymai per 5 darbo dienas nuo prašymo gavimo Savivaldybės administracijoje grąžinami asmeniui, nurodoma grąžinimo priežastis, išskyrus atvejus, kai prašyme nėra jokių asmens kontaktinių duomenų. Savivaldybės administracijos padalinys, išsiuntęs informaciją apie prašymo nenagrinėjimą pasilieka prašymo kopiją, kuri saugoma vienerius metus nuo informacijos išsiuntimo. Grąžinamasis raštas rengiamas ant to skyriaus blanko, kuris jį rengia ir raštą pasirašo raštą rengusio skyriaus vedėjas. Kai paaiškėja šiame punkte minimos aplinkybės, po pirminės rezoliucijos užrašymo ant prašymo, rezoliucijoje nurodyto pavedimo vykdytojo teikimu sprendimą dėl grąžinimo priima pirminės rezoliucijos autorius. Tokiu atveju pirminės rezoliucijos autorius pasirašo grąžinamąjį prašymo raštą.
36. Jeigu elektroniniu būdu pateiktas prašymas prieštarauja šio Aprašo 25 punkte nustatytiems reikalavimams arba nustačius, kad prašymo tekstas yra necenzūrinis, prašymą gavęs valstybės tarnautojas ar darbuotojas nedelsdamas paprastu elektroniniu laišku (jeigu siuntėjo prašymas buvo be elektroninio parašo) informuoja asmenį apie netinkamai pateiktą prašymą ir nurodo jo neregistravimo priežastis. Jeigu dėl šiame Aprašo punkte nurodytų aplinkybių informuojamas elektroniniu parašu prašymą pasirašęs ir jį pateikęs asmuo, prašymą priėmusio valstybės tarnautojo ar darbuotojo teikimu, atsakymą kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašo Bendrojo skyriaus vedėjas. Jeigu po pirminės rezoliucijos ant dokumento užrašymo (kada pagal šio Aprašo 24 punktą elektroninis dokumentas pakeičiamas rašytiniu prašymu) paaiškėja šiame punkte nurodytos aplinkybės, rezoliucijoje nurodyto pavedimo vykdytojo teikimu sprendimą dėl prašymo grąžinimo priima pirminės rezoliucijos autorius. Tokiu atveju, atsižvelgiant į tai ar prašymas buvo pasirašytas elektroniniu parašu ar ne, informacinį pranešimą išsiunčia jį gavęs specialistas ar Bendrojo skyriaus vedėjas, pasirašydamas kvalifikuotu elektroniniu parašu.
37. Elektroniniu būdu pateikti prašymai, nesilaikant šio Aprašo 25 punkte nustatytų reikalavimų, ar necenzūrinio turinio prašymai nenagrinėjami.
38. Asmuo, norėdamas gauti oficialias rašytinių, grafinių dokumentų kopijas, padengia dokumentų kopijų parengimo išlaidas. Dokumento kopija rengiama asmeniui iš anksto padengus Savivaldybės administracijos parengimo išlaidas. Dokumento kopijų parengimo tvarka nustatoma Direktoriaus įsakymu.
39. Asmens prašymo, adresuoto kelioms institucijoms ir priklausančio kelių institucijų kompetencijai, nagrinėjimą organizuoja pirmasis adresatas. Kitos institucijos privalo be atskiro pirmojo adresato prašymo pateikti pasiūlymus dėl prašymo nagrinėjimo ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo prašymo gavimo institucijoje. Pirmasis vykdytojas, suderinęs veiksmus, susijusius su prašyme keliamų klausimų nagrinėjimu, ir suderinęs atsakymo projektą su kitais vykdytojais, parengia bendrą atsakymą pareiškėjui.
40. Prašymas laikomas išnagrinėtu, kai dėl jame iškeltų klausimų priimamas sprendimas ir asmeniui išsiunčiamas raštiškas atsakymas arba įteikiamas pasirašytinai. Kai užduotis įvykdoma pateikiant informaciją žodžiu ar telefonu, vykdytojas tai užrašo dokumento paskutiniojo lapo apatinės paraštės viršuje, pasirašydamas ir nurodydamas datą. Prašymo originalas su tokia žyma, suderinta su padalinio vadovu, grąžinamas Bendrajam skyriui arba gautą prašymą padalinyje registravusiam valstybės tarnautojui ar darbuotojui.
IV. ASMENŲ APTARNAVIMAS JIEMS ATVYKUS Į SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJĄ, TAIKANT „VIENO LANGELIO“ PRINCIPĄ
41. Asmenų prašymų nagrinėjimas taikant „vieno langelio“ principą reiškia, kad prašymai priimami ir atsakymai į juos pateikiami vienoje darbo vietoje ir sprendimui priimti reikalingą informaciją iš savo padalinių, pavaldžių institucijų, prireikus – ir iš kitų institucijų gauna pati prašymą nagrinėjanti Savivaldybės administracija, neįpareigodama to atlikti asmenį, kuris kreipiasi.
42. Į Savivaldybės administraciją (išskyrus padalinius, kuriuose vykdoma savarankiška dokumentų apyvarta) atvykusius asmenis aptarnauja Bendrojo skyriaus specialistai, atsakingi už asmenų prašymų priėmimą ir dirbantys pagal „vieno langelio“ principą. Asmenims suteikiama informacija apie jiems rūpimų klausimų sprendimo procedūrą. Taip pat asmenys gali tiesiogiai kreiptis į valstybės tarnautojus ar darbuotojus.
43. Asmenis, skambinančius Savivaldybės administracijos vietiniu telefonu, esančiu Bendrajame skyriuje, ir norinčius gauti informaciją tiesiogiai iš valstybės tarnautojo ar darbuotojo, aptarnauja Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojas ar darbuotojas šio Aprašo VII skyriuje „Aptarnavimas telefonu“ nustatyta tvarka. Prireikus asmenys tiesiogiai gali kreiptis į valstybės tarnautojus ar darbuotojus.
44. Asmenų prašymai priimami antradieniais ir trečiadieniais nuo 8.00 val. iki 18.00 val., pirmadieniais ir ketvirtadieniais nuo 8.00 val. iki 17.00 val., penktadieniais nuo 8.00 val. iki 15.45 val., pietų pertrauka nuo 12.00 val. iki 12.45 val.
45. Savivaldybės administracijos ir jos padalinių valstybės tarnautojai ir darbuotojai, atsakingi už asmenų aptarnavimą, atlieka šias funkcijas:
45.1. priima asmenų prašymus, nustato, kokia jų esmė, kokios informacijos reikia sprendimams priimti, kokią informaciją ir dokumentus pagal galiojančius teisės aktus privalo pateikti asmuo, kuris kreipiasi, numato, kokią informaciją Savivaldybės administracija gali gauti iš savo padalinių ir kitų institucijų, bei paprašo asmenį, kuris kreipiasi, pateikti informaciją ir dokumentus, kurių Savivaldybės administracija pati negali gauti arba kuriuos pagal galiojančius teisės aktus privalo pateikti šis asmuo, bet jų nepateikia;
45.2. užregistruoja gautus prašymus ir perduoda Savivaldybės administracijos direktoriui ar jo įgaliotiems asmenims;
45.3. perduoda prašymus juos nagrinėti paskirtiems valstybės tarnautojams ar darbuotojams, asmens pageidavimu informuoja jį apie prašymą nagrinėjantį valstybės tarnautoją ar darbuotoją, jei prašymo nagrinėjimas nepriskirtinas Savivaldybės administracijos kompetencijai, persiunčia jį kitai institucijai, pasilikęs prašymo kopiją;
45.6. konsultuoja, teikia informaciją asmeniui. Tais atvejais, kai darbuotojas negali visiškai atsakyti į atvykusio asmens klausimus, darbuotojas pakviečia kompetentingą atitinkamo Savivaldybės administracijos padalinio valstybės tarnautoją ar darbuotoją išaiškinti asmeniui rūpimą klausimą. Jei klausimo esmė reikalauja papildomo nagrinėjimo, darbuotojas priima rašytinį jo prašymą ir atlieka veiksmus, numatytus šio Aprašo 46.1 – 46.5 punktuose.
46. Bendrasis skyrius:
46.2. kartą per metus atlieka asmenų aptarnavimo ir prašymų nagrinėjimo taikant „vieno langelio“ principą kokybės analizę ir ją pateikia Direktoriui;
47. Iš asmens nereikalaujama informacijos, kuri yra Savivaldybės administracijos informacinėse sistemose bei registruose ir kurią Savivaldybės administracija gali gauti tarnybinio bendradarbiavimo tvarka, nustatyta Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatyme.
48. Savivaldybės administracijos vadovybė asmenis priima kiekvieną antradienį nuo 14.00 val. iki 18.00 val. Asmenys priimami ir kitu laiku, prieš tai suderinus priėmimą.
49. Sudarant sąlygas asmenims pareikšti savo nuomonę apie aptarnavimo kokybę, išdėstyti pageidavimus ir pasiūlymus, Savivaldybės administracijos pastate matomoje vietoje įrengiama asmenų pageidavimų, pasiūlymų ir pastabų dėžutė, taip pat pakabinamas stendas (rodyklė) su Savivaldybės administracijos padalinių, jų vadovų ir telefonų numerių nuorodomis.
V. ATSAKYMŲ Į PRAŠYMĄ PARENGIMAS, ĮFORMINIMAS, IŠSIUNTIMAS (ĮTEIKIMAS) ASMENIUI
51. Į asmenų prašymus atsakoma valstybine kalba ir tokiu būdu, kokiu pateiktas prašymas, jeigu asmuo nepageidauja gauti atsakymo kitu būdu. Prireikus į prašymą gali būti atsakoma ne valstybine kalba, kai vadovaudamasi tarptautinės teisės aktais prašymą pateikia užsienio valstybės institucija, kitas užsienio subjektas ar tarptautinė organizacija.
52. Atsakymas į prašymą parengiamas dviem egzemplioriais, iš kurių vienas išsiunčiamas (įteikiamas) asmeniui, o kitas lieka Savivaldybės administracijoje.
53. Atsakymai į prašymus parengiami atsižvelgiant į prašymo turinį:
53.1. į prašymą suteikti administracinę paslaugą – išduoti leidimą (licenciją), dokumentą, jo kopiją, nuorašą ar išrašą, patvirtinantį tam tikrą juridinį faktą, - atsakoma suteikiant prašomą administracinę paslaugą arba nurodomos atsisakymo tai padaryti priežastys;
53.2. į prašymą pateikti Savivaldybės administracijos turimą informaciją atsakoma pateikiant prašomą informaciją Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ar savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymo nustatyta tvarka arba nurodomos atsisakymo tai padaryti priežastys;
53.3. į prašymą priimti administracinį sprendimą – įsakymą, potvarkį ar nustatytąja tvarka kitą nustatytosios formos dokumentą, kuriame išreikšta institucijos valia, – atsakoma pateikiant atitinkamo dokumento kopiją, išrašą ar nuorašą arba nurodomos atsisakymo tai padaryti priežastys;
53.4. į kreipimąsi, kuriame išdėstoma asmens nuostata tam tikru klausimu, pranešama apie institucijos veiklos pagerėjimą ar trūkumus ir pateikiami pasiūlymai, kaip juos ištaisyti, atkreipiamas dėmesys į tam tikrą padėtį, informuojama apie valstybės tarnautojų ir darbuotojų piktnaudžiavimą ar neteisėtus veiksmus, nesusijusius su konkretaus asmens teisėtų interesų ir teisių pažeidimu, ar kitokį asmens kreipimąsi atsakoma laisvos formos raštu. Jame turi būti motyvuotai atsakyta į visus asmens keliamus klausimus, nurodyta, kokių priemonių buvo (ar bus) imtasi ir kas atsakingas už jų įgyvendinimą. Į kreipimąsi, kuriame išdėstomi analogiški dalykai atsiliepiant į Savivaldybės vadovybės ar Direktoriaus anksčiau pateiktus viešus prašymus pareikšti nuomonę vienu ar kitu klausimu, atsakymai nerengiami.
54. Kitoms įstaigoms Savivaldybės administracijos parengtų dokumentų (protokolai, aktai, pažymos, įsakymai ir kt.) kopijos ar patvirtinti nuorašai siunčiami su raštais. Rašte nurodoma, kokiu tikslu siunčiamas pagrindinis dokumentas, ką su juo reikia daryti, bei užrašomas pridedamo dokumento lapų ir egzempliorių skaičius.
55. Asmeniui, dėl kurio pradėta administracinė procedūra, ne vėliau kaip per 3 darbo dienas raštu pranešama apie priimtą administracinės procedūros sprendimą, kartu pridedant teisės aktų nustatyta tvarka patvirtintą sprendimo kopiją, jeigu kiti teisės aktai nenustato kitaip, nurodomos faktinės aplinkybės, nustatytos skundo nagrinėjimo metu, teisės aktai, kuriais vadovaujantis priimtas administracinės procedūros sprendimas, ir sprendimo apskundimo tvarka.
56. Kiekvienam asmeniui, kuriam individualus administracinis aktas yra skirtas arba kurio teisėms ir pareigoms šis individualus administracinis aktas turi tiesioginį poveikį, ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo šio akto priėmimo raštu pranešama apie individualaus administracinio akto priėmimą, kartu pridedant individualaus administracinio akto teisės aktų nustatyta tvarka patvirtintą kopiją, jeigu kiti įstatymai nenustato kitaip.
57. Prašymą nagrinėjusi Savivaldybės administracija, gavusi pagrįstą asmens kreipimąsi dėl atsakyme į prašymą esančių spausdinimo, skaičiavimo ar faktinių duomenų klaidų, nedelsdama jas ištaiso ir grąžina asmeniui ištaisytą atsakymą arba nurodo, kodėl klaidos nebuvo taisomos.
58. Dokumentas apie išnagrinėtą prašymą ar skundą ir priimtą sprendimą asmeniui įteikiamas asmeniškai pasirašytinai arba išsiunčiamas paprastu arba registruotu laišku arba elektroniniu paštu. Atsakymai, kuriuose yra privačios informacijos, asmeniui siunčiami tik registruota pašto siunta.
VI. ATSAKYMŲ APSKUNDIMAS
60. Asmuo, nesutinkantis su Savivaldybės administracijos atsakymu į jo prašymą, arba tuo atveju, jeigu per nustatytą prašymo nagrinėjimo terminą atsakymas asmeniui neišsiųstas, turi teisę paduoti skundą Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo trečiojo skirsnio „Administracinė procedūra“ nustatyta tvarka, Lietuvos Respublikos administracinių ginčų komisijų įstatymo (Žin., 1999, Nr. 13-310) nustatyta tvarka Administracinių ginčų komisijai, Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatymo (Žin., 1999, Nr.13-308; 2000, Nr.85-2566; 2010, Nr. 76-3872; 2011, Nr. 85-4131) nustatyta tvarka Administraciniam teismui.
61. Jei Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojas ar darbuotojas, aptarnaudamas asmenį, pažeidė šio Aprašo 7 punkte išvardytus principus, jis gali būti apskundžiamas valstybės tarnautojo ar darbuotojo tiesioginiam vadovui, taip pat Savivaldybės administracijos vadovybei. Dėl valstybės tarnautojų ir darbuotojų piktnaudžiavimo, biurokratizmo ar kitaip pažeidžiamų žmogaus teisių ir laisvių viešojo administravimo srityje asmuo turi teisę pateikti skundą Lietuvos Respublikos Seimo kontrolieriui Lietuvos Respublikos Seimo kontrolierių įstatymo (Žin., 1998, Nr. 110-3024; 2004, Nr. 170-6238; 2010, Nr. 48-2291, Nr. 63-3087) nustatyta tvarka.
VII. APTARNAVIMAS TELEFONU
62. Savivaldybės administracijoje informacija gali būti teikiama ir telefonu. Asmenis telefonu aptarnauja bei informaciją teikia Bendrojo skyriaus specialistai kartu su Savivaldybės administracijos padalinių ir savivaldybės įstaigų valstybės tarnautojais ir darbuotojais.
63. Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojas ar darbuotojas, teikiantis informaciją telefonu privalo:
63.2. paaiškinti, ar Savivaldybės administracija kompetentinga nagrinėti prašymą asmeniui rūpimu klausimu;
63.3. paaiškinti, kokius dokumentus (pažymą, pareiškimą ar kt.) ir kaip (asmeniškai arba siunčiant paprastuoju ar elektroniniu paštu) reikia pateikti, kad prašymas būtų išnagrinėtas;
63.4. nurodyti instituciją (jos adresą ir telefono numerį), į kurią asmuo turėtų kreiptis, jei prašymą gavusi Savivaldybės administracija nekompetentinga nagrinėti jo prašymo.
64. Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojas ar darbuotojas, teikiantis informaciją telefonu, turi laikytis šių taisyklių:
64.5. pasistengti iš karto atsakyti į klausimus, o prireikus laiko išsamiam atsakymui parengti, tiksliai nurodyti kito pokalbio telefonu laiką arba pasiūlyti perduoti atsakymą kita komunikacijos priemone;
VIII. ASMENŲ PRAŠYMŲ NAGRINĖJIMO IR APTARNAVIMO KOKYBĖS VERTINIMAS
65. Bendrojo skyriaus vedėjas periodiškai nagrinėja asmenų pageidavimų, pasiūlymų ir pastabų dėžutėje rastus pasiūlymus, ne rečiau kaip kartą per metus Savivaldybės interneto svetainėje organizuoja anoniminę asmenų apklausą, kad sužinotų:
67. Apklausos duomenys ir kita gauta informacija naudojama asmenų prašymų nagrinėjimui ir jų aptarnavimui Savivaldybės administracijoje gerinti.