LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTRO
Į S A K Y M A S
DĖL NOTARO DOKUMENTŲ TVARKYMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2007 m. rugsėjo 17 d. Nr. 1R-360
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos notariato įstatymo (Žin., 1992, Nr. 28-810; 2003, Nr. 15-598) 151 straipsniu:
2. Pripažįstu netekusiais galios:
2.1. Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1997 m. sausio 16 d. įsakymą Nr. 4 „Dėl notaro (-ų) biuro pavyzdinės bylų nomenklatūros patvirtinimo“.
2.2. Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2001 m. sausio 18 d. įsakymą Nr. 11 „Dėl notarų pavyzdinės bylų nomenklatūros patvirtinimo“ (Žin., 2001, Nr. 7-204).
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos teisingumo ministro
2007 m. rugsėjo 17 d. įsakymu Nr. 1R-360
NOTARO DOKUMENTŲ TVARKYMO TAISYKLĖS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Notaro dokumentų tvarkymo taisyklės (toliau vadinama – Taisyklės) nustato notaro profesinėje veikloje sudarytų ir gautų dokumentų (toliau vadinama – notaro dokumentai) tvarkymo, apskaitos ir saugojimo reikalavimus.
II. DOKUMENTŲ TVARKYMAS
Dokumentų registravimas
5. Notaro dokumentai turi būti registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas notaro dokumentų apskaitos sistemoje, užtikrinta jų paieška ir priėjimo prie dokumentų galimybės.
6. Notaro dokumentai registruojami vadovaujantis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės (toliau vadinama – Lietuvos archyvų departamentas) nustatytais bendraisiais dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos, taip pat šiose Taisyklėse nustatytais reikalavimais.
7. Notaro dokumentai registruojami šiose Taisyklėse nustatytuose dokumentų registruose. Kiekvienam dokumentų registrui suteikiamas identifikavimo žymuo – raidė.
Dokumentų registruose registruojami notaro vienų kalendorinių metų dokumentai, jeigu kiti norminiai teisės aktai nenustato kitaip.
Notaro sudaryti dokumentai registruojami tą dieną, kai jie pasirašomi ar patvirtinami. Notaro gauti dokumentai registruojami jų gavimo dieną.
8. Notaro įsakymai registruojami taip:
8.1. Įsakymai veiklos organizavimo klausimais registruojami Įsakymų veiklos organizavimo klausimais registre (1 priedas), kurio identifikavimo žymuo – V.
8.2. Įsakymai personalo klausimais registruojami Įsakymų personalo klausimais registre (1 priedas), kurio identifikavimo žymuo – P.
9. Kiti notaro dokumentai (aktai, pažymos ir kt.), notaro siunčiami ir gauti dokumentai registruojami taip:
9.1. Aktai, pažymos ir kiti notaro dokumentai registruojami Bendrame dokumentų registre (2 priedas), kurio identifikavimo žymuo – B, jeigu kiti norminiai teisės aktai nenustato kitaip. Bendrame dokumentų registre įrašoma registruojamo dokumento registracijos data ir numeris, pavadinimas (antraštė).
9.2. Notaro siunčiami dokumentai registruojami Siunčiamų dokumentų registre (3 priedas), kurio identifikavimo žymuo – S. Registre įrašomi šie duomenys: adresatas, dokumento registracijos data ir numeris, pavadinimas (antraštė).
9.3. Notaro gauti dokumentai registruojami Gautų dokumentų registre (4 priedas), kurio identifikavimo žymuo – G. Registre įrašomi šie duomenys: dokumento gavimo data ir numeris, dokumento rengėjas, gauto dokumento datos ir numerio nuoroda, dokumento pavadinimas (antraštė).
10. Dokumentuose registracijos data ir numeris, dokumento gavimo data ir numeris rašomi pagal Lietuvos archyvų departamento nustatytus bendruosius dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus.
Bylų sudarymas ir tvarkymas
12. Notaro sudaryti ar gauti ir užregistruoti dokumentai turi būti sisteminami (dedami į bylas) pagal notaro dokumentacijos planą (5 priedas), kuris rengiamas kasmet, likus mėnesiui iki naujų kalendorinių metų pradžios. Dokumentacijos planas rengiamas, papildomas, dokumentacijos plano suvestinė sudaroma pagal Lietuvos archyvų departamento nustatytus bendruosius dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus, taip pat šiose Taisyklėse nustatytus reikalavimus.
13. Iš notaro dokumentų sudaromos bylos, kurios į dokumentacijos planą įrašomos tokia tvarka:
13.2. Į dokumentacijos planą bylos įrašomos pagal notarui nustatytas veiklos sritis. Veiklos sritys ir bylos sisteminamos notaro pasirinkta tvarka.
Veiklos sritys dokumentacijos plane numeruojamos iš eilės kaip punktai, kiekvienos srities bylos – kaip papunkčiai.
13.3. Kiekvienai į dokumentacijos planą įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris.
Įrašytai bylai suteiktas eilės numeris nekeičiamas. Jeigu kitais kalendoriniais metais tokia byla nesudaroma, jos numeris į dokumentacijos planą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas.
13.4. Kiekvienos į dokumentacijos planą įrašomos bylos saugojimo terminas nurodomas vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisingumo ministro ir Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus tvirtinama notaro dokumentų saugojimo terminų rodykle.
14. Dokumentacijos plane numatytos bylos sudaromos pagal Lietuvos archyvų departamento nustatytus bendruosius dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos, taip pat šiuos reikalavimus:
14.1. Bylos sudaromos iš dokumentų, notaro sudarytų ar gautų per vienus kalendorinius metus, išskyrus tęsiamas paveldėjimo bylas.
14.3. Bylos sudaromos pagal dokumentų rūšis, temas, dokumentų sudarytojus, pasirenkant vieną požymį ar jų derinį.
14.7. Dokumentų registrai, pasibaigus jų pildymo laikotarpiui, dedami į bylas pagal jų saugojimo terminus ar į registre registruotų dokumentų bylas, jei registras nesudaro atskiros bylos.
Kompiuterinėje laikmenoje sudaryti dokumentų registrai, jei juos nustatyta saugoti ilgiau nei 10 metų, atspausdinami ir dedami į bylas.
15. Dokumentacijos plane bylų antraštės turi būti konkrečios ir aiškios, nurodančios byloje esančių dokumentų rūšį ir turinį:
15.1. Jeigu byla sudaroma iš dviejų rūšių dokumentų, bylos antraštėje nurodomos abi dokumentų rūšys.
15.2. Jeigu byla sudaroma iš trijų ar daugiau rūšių dokumentų vienu klausimu, bylos antraštėje apibendrintai rašoma „dokumentai“.
15.4. Susirašinėjimo dokumentų bylų antraštėse nurodomi konkretūs arba apibendrinti korespondentų pavadinimai ir susirašinėjimo klausimai (temos), pvz.: Susirašinėjimo su teisėsaugos institucijomis dokumentų, paimtų pagal poėmį, grąžinimo klausimais dokumentai.
16. Dokumentacijos planas derinamas su Lietuvos notarų rūmais. Derinti teikiami du dokumentacijos plano egzemplioriai: vienas dokumentacijos plano egzempliorius lieka Lietuvos notarų rūmams, antrasis egzempliorius – jį parengusiam notarui.
17. Jeigu per kalendorinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos dokumentacijos plane nenumatytos, rengiamas dokumentacijos plano papildymų sąrašas (6 priedas). Į sąrašą įrašytoms naujoms byloms suteikiamas indeksas iš eilės pagal suderinto dokumentacijos plano atitinkamo punkto papunktį.
Dokumentacijos plano papildymų sąrašas derinamas kartu su kitų metų dokumentacijos planu pagal šių Taisyklių 16 punkte nustatytus reikalavimus.
18. Dokumentai į dokumentacijos plane numatytas bylas dedami pagal Lietuvos archyvų departamento nustatytus bendruosius dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos, taip pat šiuos reikalavimus:
18.1. Dokumentų rūšys ir turinys turi atitikti dokumentacijos plane numatytos sudaryti bylos antraštę.
18.2. Bylos sudaromos ne daugiau kaip 150–200 lapų, jei lapų yra daugiau, sudaroma kita byla (tomas).
18.3. Į bylą dedamas vienas dokumento egzempliorius. Dokumentų juodraščiai, grąžintini dokumentai į bylas nededami.
18.7. Priedai ir pridedami dokumentai, neatsižvelgiant į jų datas, dedami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Jeigu priedų ar pridedamų dokumentų yra daug, iš jų gali būti sudaroma atskira byla.
18.9. Paveldėjimo dokumentai dedami į atskiras bylas pagal palikėją (kiekvienam palikėjui sudaroma atskira byla).
18.11. Susitarimai panaikinti sutartis ar pakeisti sutarčių sąlygas dedami į atskiras bylas chronologine tvarka.
18.12. Prašymai išduoti notaro bylose saugomų dokumentų dublikatą, liudijimus ir pažymas apie notarinius veiksmus, notarinio registro išrašus ir išduotų dokumentų antrieji egzemplioriai dedami chronologine tvarka (išduoto dokumento antrasis egzempliorius dedamas po prašymo).
18.13. Dokumentų laikino perdavimo naudotis aktai (7 priedas) ir poėmio protokolai (jeigu tokių yra) dedami į vieną bylą.
Pagal dokumentų laikino perdavimo naudotis aktą ar poėmio protokolą iš bylos išimto dokumento vietoje dedama to dokumento kopija. Grąžintas dokumentas dedamas atgal į bylą, dokumento kopija išimama.
19. Pasibaigus kalendoriniams metams, pagal dokumentacijos planą, jo papildymų sąrašą, kitus apskaitos dokumentus pildoma dokumentacijos plano suvestinė (8 priedas). Suvestinėje nurodoma užbaigtų, tęsiamų, nesudarytų bylų, kurioms nustatytas ilgesnis negu 10 metų saugojimo terminas (toliau vadinama – ilgo saugojimo bylos), ir bylų, kurioms nustatytas iki 10 metų saugojimo terminas (toliau vadinama – laikino saugojimo bylos), skaičius. Suvestinės kopija ar nuorašas per 40 kalendorinių dienų nuo kalendorinių metų pabaigos pateikiami Lietuvos notarų rūmams.
20. Notaro dokumentai tvarkomi praėjus vieniems kalendoriniams metams po bylų užbaigimo:
20.1. Tikrinami kiekvienos bylos ir byloje esančių dokumentų saugojimo terminai pagal dokumentacijos planą ir norminius teisės aktus, kuriuose jie nustatyti.
20.2. Patikrinama ilgo saugojimo bylų sisteminimo tvarka, pertvarkant dokumentų chronologinį išdėstymą (byla pradedama anksčiausiu dokumentu, baigiama – vėliausiu). Jeigu byla sudaryta iš vardinių dokumentų, patikrinamas dokumentų išdėstymas pavardžių abėcėlės tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, neatsižvelgiant į atsakomojo dokumento datą.
20.3. Jeigu byloje yra dokumentų, kurie neatitinka bylos antraštės ar dokumentų saugojimo termino, jie dedami į reikiamas bylas. Dokumentų nereikalingi egzemplioriai iš bylos išimami.
20.4. Jeigu ilgo saugojimo dokumentų registrai sudaromi kompiuterinėje laikmenoje, jie atspausdinami ir dedami į bylas.
21. Bylos lapai numeruojami pagal Lietuvos archyvų departamento nustatytus bendruosius dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos, taip pat šiuos reikalavimus:
21.1. Bylos lapai numeruojami arabiškais skaitmenimis, kiekvienos bylos (tomo) lapai numeruojami atskirai.
21.3. Numeruojami visi bylos lapai, išskyrus antraštinį, bylos vidaus apyrašo (jeigu toks yra) ir bylos baigiamojo įrašo lapus.
22. Sunumeravus bylos lapus, kiekvienos bylos gale įdedamas bylos baigiamojo įrašo lapas, kuriame skaitmenimis ir žodžiais rašomas sunumeruotų bylos lapų skaičius, raidinių ir praleistų lapų numeriai, lapų su defektais (išblukęs tekstas, sulieti, suplyšę ir t. t.) numeriai ir bylos vidaus apyrašo (jeigu toks yra) lapų skaičius.
23. Bylos antraštiniame lape rašomas bylą sudariusio notaro pavadinimas (notaro biuro pavadinimas, vardas ir pavardė), bylos indeksas pagal dokumentacijos planą, bylos antraštė, bylos chronologinės ribos (data), bylos saugojimo terminas. Jeigu kalendorinių metų eigoje notaro pavadinimas keitėsi, bylos antraštiniame lape nurodomas paskutinis pavadinimas.
III. BYLŲ APSKAITA IR SAUGOJIMAS
27. Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo bylos užbaigimo metų pabaigos. Pasibaigus nustatytam minimaliam bylos saugojimo terminui, atliekama dokumentų vertės ekspertizė ir priimamas sprendimas dėl tolesnio jų saugojimo ar sunaikinimo pagal Lietuvos archyvų departamento nustatytus bendruosius dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus.
28. Kiekvieno notaro veikloje sudarytų ilgo saugojimo bylų apskaita daroma bylų apyrašuose (jų tęsiniuose (12–16 priedai). Laikino saugojimo bylų apskaita daroma šių bylų sąrašuose.
29. Sutvarkytos pagal šių Taisyklių 20–24 punktuose nustatytus reikalavimus ilgo saugojimo bylos į bylų apyrašus įrašomos ir laikino saugojimo bylų sąrašai sudaromi per dvejus metus nuo bylų užbaigimo.
30. Bylų apyrašai sudaromi pagal bylų saugojimo terminus. Apyrašo pavadinimą sudaro į apyrašą įrašomų bylų apibendrintas pavadinimas, jų saugojimo terminas ir apyrašo numeris.
31. Į bylų apyrašus įrašomos:
32. Bylos į apyrašus įrašomos pagal Lietuvos archyvų departamento nustatytus bendruosius dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus, taip pat šiuos reikalavimus:
32.1. Bylos įrašomos pagal jų užbaigimo metus, kiekvienų kalendorinių metų bylos – pagal bylų išdėstymo tvarką dokumentacijos plane.
32.3. Bylos (jų tomai) įrašomos kaip atskiri apskaitos vienetai, kiekvienam suteikiamas atskiras apskaitos numeris.
32.4. Į apyrašą įrašoma kiekvieno apskaitos vieneto antraštė, chronologinės ribos (data), lapų skaičius.
Jeigu prie visų į apyrašą įrašytų dokumentų priėjimas yra ribojamas, tai nurodoma bylų apyrašo (jo tęsinio) pirmojo lapo viršutinėje paraštėje.
Jeigu prie konkrečių į apyrašą įrašytų dokumentų priėjimas yra ribojamas, tai nurodoma bylų apyrašo pastabų skiltyje.
34. Suderinus bylų apyrašą, bylos apskaitos duomenys (apyrašo ir bylos numeriai) užrašomi kiekvienos į bylų apyrašą įrašytos bylos antraštiniame lape.
Jeigu į apyrašą įrašyta byla papildoma reikalingais dokumentais, jie numeruojami eilės tvarka ir nurodomi bylos baigiamajame įraše.
35. Papildomus įrašus bylų baigiamuosiuose įrašuose, taip pat taisymus suderintuose bylų apyrašuose gali atlikti tik notaras ar kitas jo įgaliotas asmuo. Padarius reikalingą įrašą ar žymą pasirašoma, nurodoma vardas ir pavardė, data.
36. Notaro sudarytos bylos įrašomos į toliau tęsiamus (sudarytus vadovaujantis Notaro(-ų) biuro pavyzdine bylų nomenklatūra, patvirtinta Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1997 m. sausio 16 d. įsakymu Nr. 4 (toliau vadinama – Pavyzdinė bylų nomenklatūra), ir Notarų pavyzdine bylų nomenklatūra, patvirtinta Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2001 m. sausio 18 d. įsakymu Nr. 11 (Žin., 2001, Nr. 7-204) arba naujai sudaromus tokius bylų apyrašus:
36.1. Notariškai patvirtintų sutarčių ir susitarimų, testamentų bylos, kurioms nustatytas 100 metų saugojimo terminas, įrašomos į Notarinių veiksmų ilgo saugojimo (100 m.) bylų apyrašą Nr. 2. Sutarčių, testamentų ir kitos bylos įrašomos pagal bylų išdėstymo tvarką notaro dokumentacijos plane ir chronologiją.
36.2. Notariniai registrai įrašomi į Notarinių registrų ilgo saugojimo (100 m.) bylų apyrašą Nr. 3. Registrai įrašomi chronologine tvarka.
36.3. Notariškai patvirtintų sutarčių ir susitarimų, hipotekos ir įkeitimo lakštų, jų pakeitimų, vekselių ir protesto aktų, vykdomųjų įrašų, paveldėjimo ir kitos notarinių veiksmų bylos, kurioms nustatytas 75 metų saugojimo terminas, įrašomos į Notarinių veiksmų ilgo saugojimo (75 m.) bylų apyrašą Nr. 4. Paveldėjimo bylos įrašomos abėcėlės tvarka (pagal palikėjo pavardę). Kitos bylos įrašomos pagal bylų išdėstymo tvarką notaro dokumentacijos plane ir chronologiją.
36.4. Notariškai patvirtintų sutarčių ir susitarimų, įkeitimo lakštų, jų pakeitimų ir kitos notarinių veiksmų bylos, kurioms nustatytas 25 metų saugojimo terminas, įrašomos į Notarinių veiksmų ilgo saugojimo (25 m.) bylų apyrašą Nr. 5. Bylos įrašomos pagal bylų išdėstymo tvarką notaro dokumentacijos plane ir chronologiją.
37. Bylų apyrašas Nr. 1, kuris buvo sudarytas vadovaujantis Pavyzdine bylų nomenklatūra, užbaigiamas ir įforminamas pagal šių Taisyklių 39 punkte nustatytus reikalavimus.
38. Atlikus dokumentų vertės ekspertizę ir sudarius bylų apyrašus, jei reikia, dokumentams, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, surašomas dokumentų naikinimo aktas (17 priedas). Į dokumentų naikinimo aktą įrašoma kiekvienos naikinti atrinktos bylos antraštė (dokumento pavadinimas), nurodomas dokumentų naikinimo būdas, atsakingas už dokumentų sunaikinimą asmuo. Dokumentų naikinimo aktai derinami pagal šių Taisyklių 16 punkte nustatytus reikalavimus.
Notaro dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad nebūtų įmanoma atkurti juose esančios informacijos ar jos dalies turinio. Asmuo, atsakingas už notaro dokumentų sunaikinimą, turi pasirašyti akte, patvirtindamas dokumentų sunaikinimo faktą.
39. Pasibaigus notaro įgaliojimams ar tais atvejais, kai notaras teisės aktų nustatyta tvarka perkeliamas iš vienos savivaldybės į kitą, bylų apyrašas užbaigiamas.
Užbaigtam bylų apyrašui rašomas apyrašo antraštinis lapas (18 priedas), kuriame nurodomas notaro pavadinimas (notaro biuro pavadinimas, vardas ir pavardė), nuoroda fondo numeriui įrašyti, apyrašo pavadinimas ir numeris, į apyrašą įrašytų bylų chronologinės ribos. Jei notaro pavadinimas keitėsi, antraštiniame lape chronologine tvarka surašomi pavadinimo pasikeitimai ir jų datos.
Užbaigto bylų apyrašo lapai numeruojami ir baigiamasis įrašas rašomas pagal šių Taisyklių 21 ir 22 punktuose nustatytus reikalavimus. Užbaigtas bylų apyrašas dedamas į aplankus su raišteliais.
40. Notaro dokumentai saugomi pagal Lietuvos archyvų departamento tvirtinamus bendruosius dokumentų saugojimo reikalavimus.
41. Oficialieji, oficialiesiems testamentams prilyginami ir asmeninai testamentai saugomi Lietuvos Respublikos notariato įstatymo nustatyta tvarka.
42. Notaro dokumentai saugomi notaro biuro patalpose arba pagal dokumentų perdavimo aktą (19 priedas) gali būti perduoti saugoti į Lietuvos notarų rūmų archyvą.
43. Pasibaigus notaro įgaliojimams, notaro dokumentai, kurių saugojimo terminas nėra pasibaigęs, kartu su jų apskaitos dokumentais tolesniam saugojimui perduodami Lietuvos Respublikos notariato įstatymo nustatyta tvarka. Kai notaras teisės aktų nustatyta tvarka perkeliamas iš vienos savivaldybės į kitą, jo dokumentai, kurių saugojimo terminas nėra pasibaigęs, kartu su jų apskaitos dokumentais tolesniam saugojimui perduodami į Lietuvos notarų rūmų archyvą.
SUDERINTA
Lietuvos archyvų departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinis direktorius
Vidas Grigoraitis
2007-09-17
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
1 priedas
(Įsakymų registro forma)
_____________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė)________________________
(vardas ir pavardė)
ĮSAKYMŲ____________________________ KLAUSIMAIS REGISTRAS ________________
(įrašyti – VEIKLOS ORGANIZAVIMO arba PERSONALO) (įrašyti atitinkamai – (V) arba (P)
| Reg. Nr. |
Data |
Dokumento pavadinimas (antraštė) |
Bylos, į kurią įdėtas dokumentas, nuoroda |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
_______________________________ _________________ ____________________
(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
Pastaba. Registro forma gali būti papildyta reikiamomis skiltimis.
______________
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
2 priedas
(Bendro dokumentų registro formos pavyzdys)
______________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė)_____________________
(vardas ir pavardė)
BENDRAS DOKUMENTŲ REGISTRAS (B)
| Reg. Nr. |
Data |
Dokumento pavadinimas (antraštė) |
Bylos, į kurią įdėtas dokumentas, nuoroda |
Pastabos |
| B-1 |
2006-12-22 |
2007 m. dokumentacijos planas |
3.1 |
|
| .......
|
.............................. |
................................................... |
................................... |
|
________________________ ______________ _________________
(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
Pastaba. Registro forma gali būti papildyta reikiamomis skiltimis.
______________
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
3 priedas
(Siunčiamų dokumentų registro forma)
______________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė)__________________________
(vardas ir pavardė)
SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ REGISTRAS (S)
| Reg. Nr. |
Data |
Dokumento pavadinimas (antraštė) |
Bylos, į kurią įdėtas dokumentas, nuoroda |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
________________________ _____________ _______________
(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
Pastaba. Registro forma gali būti papildyta reikiamomis skiltimis.
______________
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
4 priedas
(Gautų dokumentų registro forma)
_____________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė)_________________________
(vardas ir pavardė)
GAUTŲ DOKUMENTŲ REGISTRAS (G)
| Reg. Nr. |
Dokumento gavimo data |
Dokumento sudarytojo pavadinimas |
Gauto dokumento datos ir Nr. nuoroda |
Dokumento pavadinimas (antraštė) |
Bylos, į kurią įdėtas dokumentas, nuoroda |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
|
|
______________________ _________________ ____________________
(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
Pastaba. Registro forma gali būti papildyta reikiamomis skiltimis.
______________
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
5 priedas
(Dokumentacijos plano formos pavyzdys)
_____________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė)__________________________
(vardas ir pavardė)
2008 METŲ DOKUMENTACIJOS PLANAS
___________ Nr.________
(data)
__________________________________
(sudarymo vieta)
Bylų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis ___________________________________
(norminis teisės aktas ir lentelės
________________________________________________________________________________
4-oje skiltyje vartojama jo santrumpa)
| Bylos indeksas |
Bylos antraštė |
Bylos saugojimas |
Už bylos sudarymą atsakingo asmens vardas ir pavardė |
Pastabos |
|
| saugojimo terminas |
norminio teisės akto ir jo punkto nuoroda |
||||
|
|
1. VEIKLOS ORGANIZAVIMAS |
|
|
|
|
| 1.1. |
Įsakymai veiklos organizavimo klausimais |
........... |
............... |
................ |
|
| 1.2. ............ |
..................... ..................... |
............. |
............... |
................ |
......... |
| ........... |
................ |
................ |
|
||
|
|
2. PERSONALO VALDYMAS |
|
|
|
|
| 2.1. |
Įsakymai personalo klausimais |
........... |
............... |
................. |
|
| 2.2. |
|
............ |
.............. |
................. |
|
| ............ |
................ |
........... |
............... |
................ |
|
|
|
6. NOTARINIAI VEIKSMAI |
|
|
|
|
| 6.1. |
Notariniai registrai |
........... |
.............. |
............... |
|
| 6.2. |
............... |
........... |
.............. |
................ |
|
| 6.3. |
............... |
.......... |
.............. |
................ |
|
Notaras (-ė) __________________ __________________________
(parašas) (vardas ir pavardė)
SUDERINTA
(Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė)
arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos)
_______________________
(parašas)
_______________________
(vardas ir pavardė)
_______________________
(data)
Pastaba. Jei dokumentų registrai sudaromi kompiuterinėje laikmenoje, tai nurodoma dokumentacijos plano pastabų skiltyje.
______________
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
6 priedas
(Dokumentacijos plano papildymų sąrašo formos pavyzdys)
___________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė)____________________________________
(vardas ir pavardė)
2007 METŲ DOKUMENTACIJOS PLANO PAPILDYMŲ SĄRAŠAS
_________________Nr. _________
(data)
_______________________
(sudarymo vieta)
Bylų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis ___________________________________
(norminis teisės aktas ir lentelės
________________________________________________________________________________
4-oje skiltyje vartojama jo santrumpa)
| Bylos indeksas |
Bylos antraštė |
Bylos saugojimas |
Už bylos sudarymą atsakingo asmens vardas ir pavardė |
Pastabos |
|
| saugojimo terminas |
norminio teisės akto ir jo punkto nuoroda |
||||
|
|
3. DOKUMENTŲ VALDYMAS |
|
|
|
|
| 3.10. |
Laikino saugojimo bylų sąrašai |
.......... |
......... |
............ |
|
| 3.11. |
.......................... |
.......... |
.......... |
............ |
........ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Notaras (-ė) __________________ __________________________
(parašas) (vardas ir pavardė)
SUDERINTA
(Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė)
arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos)
_______________________
(parašas)
_______________________
(vardas ir pavardė)
_______________________
(data)
Pastaba. Jei dokumentų registrai sudaromi kompiuterinėje laikmenoje, tai nurodoma dokumentacijos plano papildymų sąrašo pastabų skiltyje.
______________
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
7 priedas
(Laikinai perduotų naudotis dokumentų akto forma)
___________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė)______________________________________
(vardas ir pavardė)
LAIKINAI PERDUOTŲ NAUDOTIS DOKUMENTŲ AKTAS
_____________ Nr. _________
(data)
_______________________________
(sudarymo vieta)
1. Dokumentų perdavimo pagrindas:
1.1.______________________________________________________________________ .
(teisės akto (-ų), kuriuo (-iais) vadovaujantis perduodami dokumentai, nuorodos)
1.2.______________________________________________________________________ .
(raštiško kreipimosi dėl dokumentų perdavimo nuoroda)
2. Dokumentus laikinai perima _________________________________________________
________________________________________________________________________________
(kodas ir įstaigos, organizacijos pavadinimas, jei asmuo – vardas ir pavardė, adresas, tel., toliau vadinama – Gavėjas)
3. Dokumentų perėmimo tikslas ________________________________________________
_______________________________________________________________________________ .
4. Laikinai perduodami dokumentai:
| Fondo Nr. * |
Apyrašo Nr. |
Kito apskaitos dokumento pavadinimas |
Bylos Nr. (indeksas) |
Bylos antraštė (dokumento pavadinimas) |
Bylos chronologinės ribos (dokumento data ir Nr.) |
Lapų skaičius |
Pastabos |
Iš viso laikinai perduodama___________________________ _______________________ .
(skaitmenimis ir žodžiais) (bylų ir/ar dokumentų)
5. Dokumentų grąžinimo terminas____________ . Šis dokumentų gražinimo terminas, esant
pagrįstiems motyvams, gali būti pratęstas tik perdavusiam asmeniui ir Gavėjui atskirai dėl to raštu susitarus.
6. Laikinai perimti dokumentai, juose esanti informacija arba dokumentų kopijos negali būti perduotos tretiesiems asmenims be dokumentus perdavusio asmens sutikimo, jei įstatymai nenustato kitaip. Gavėjas atsako už perimtų dokumentų saugumą ir fizinę būklę įstatymų, kitų teisės aktų nustatyta tvarka.
7. Šis aktas surašytas dviem egzemplioriais: vienas – dokumentus perdavusiam asmeniui, kitas – Gavėjui.
Dokumentus perdavė
Notaras (-ė)** _______________ ____________________
(parašas) (vardas ir pavardė)
_______________
(data)
Dokumentus priėmė
_________________________ _______________ ___________________
(priėmusios įstaigos vadovo ar kito (parašas) (vardas ir pavardė)
įgalioto asmens pareigų pavadinimas)
________________
(data)
________________________________________________________________________________
Dokumentus grąžino
_________________________ _______________ __________________
(gražinusios įstaigos vadovo ar kito (parašas) (vardas ir pavardė)
įgalioto asmens pareigų pavadinimas)
________________
(data)
Dokumentus priėmė
Notaras (-ė)** _______________ __________________
(parašas) (vardas ir pavardė)
________________
(data)
Pastabos. Aktas nesudaromas, kai ikiteisminio tyrimo įstaigos, darydamos poėmį, dokumentus paima pagal poėmio protokolą. Kai laikinai perduodami naudotis dokumentai saugomi Lietuvos notarų rūmuose, dokumento sudarytojo rekvizite vietoje notaro vardo ir pavardės, notaro biuro pavadinimo nurodoma – LIETUVOS NOTARŲ RŪMAI.
* Fondo numeris nurodomas, kai laikinai perduodami naudotis dokumentai saugomi Lietuvos notarų rūmuose.
** Kai laikinai perduodami naudotis dokumentai saugomi Lietuvos notarų rūmuose, nurodomas dokumentus perduodančio ir grąžintus dokumentus priimančio asmens pareigų pavadinimas.
______________
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
8 priedas
(Dokumentacijos plano suvestinės forma)
____________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė)______________________________________
(vardas ir pavardė)
_____________METŲ DOKUMENTACIJOS PLANO SUVESTINĖ
(metai)
______________ Nr. _________
(data)
______________________________
(sudarymo vieta)
| Saugojimo terminas |
Sudarytų (užbaigtų) bylų skaičius |
Tęsiamų bylų skaičius |
Nesudarytos (nepradėtos) bylos |
Pastabos |
|
| bylų skaičius |
bylų indeksai |
||||
| 100 m. |
|
|
|
|
|
| 75 m. |
|
|
|
|
|
| 45 m. |
|
|
|
|
|
| 25 m. |
|
|
|
|
|
| 15 m. |
|
|
|
|
|
| 10 m. |
|
|
|
|
|
| 5 m. |
|
|
|
|
|
| 3 m. |
|
|
|
|
|
| 1 m. |
|
|
|
|
|
Notaras (-ė) _______________ __________________
(parašas) (vardas ir pavardė)
______________
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
9 priedas
(Bylos baigiamojo įrašo forma)
BYLOS BAIGIAMASIS ĮRAŠAS
Byloje yra _________________________________________________________ lapai (-ų),
(skaitmenimis ir žodžiais)
iš jų:
raidiniai_________________________________________________________________________
praleisti_________________________________________________________________________
su defektais______________________________________________________________________
su įklijomis______________________________________________________________________
vokai su indėliais__________________________________________________________________
kita____________________________________________________________________________ .
Bylos vidaus apyrašas ______________________________________________ lapai.
(skaitmenimis ir žodžiais)
Pastabos. _________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________ .
______________________ ___________ ____________________
(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
________________
(data)
Papildomai sunumeruota:
| Lapo Nr. |
Iš viso byloje lapų (skaitmenimis ir žodžiais) |
Data |
Parašas, vardas ir pavardė |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
______________
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
10 priedas
(Bylos antraštinio lapo forma)
Priėjimas prie dokumentų ribojamas
VILNIAUS MIESTO 00-OJO NOTARŲ BIURO
NOTARAS VARDAS PAVARDAITIS
____________
(bylos indeksas)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(bylos antraštė)
| F. Nr.__________ Ap. Nr.________ B. Nr._________ |
|
Pradėta_____________ Baigta______________ Data________________ Saugojimo terminas____ |
Pastabos. Nuoroda „Priėjimas prie dokumentų ribojamas“ rašoma, kai byla sudaryta iš dokumentų, prie kurių priėjimą riboja įstatymai. Fondo numeris nurodomas, kai notaro dokumentai saugomi Lietuvos notarų rūmuose.
______________
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
11 priedas
(Bylos vidaus apyrašo forma)
BYLOS VIDAUS APYRAŠAS
| Eil. Nr. |
Dokumento pavadinimas (antraštė) |
Dokumento data |
Dokumento Nr. |
Bylos lapų numeriai |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
|
Vidaus apyrašo ___________________________________________________ lapai.
(skaitmenimis ir žodžiais)
__________________ ___________ ____________________
(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
________________
(data)
Pastaba. Bylos vidaus apyrašo forma gali būti papildyta reikiamomis skiltimis.
______________
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
12 priedas
(Bylų apyrašo formos pavyzdys)
Priėjimas prie dokumentų ribojamas
___________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė)_______________________________________
(vardas ir pavardė)
NOTARINIŲ VEIKSMŲ ILGO SAUGOJIMO (100 M.)
BYLŲ APYRAŠAS Nr. 2
| Eilės Nr. |
Bylos antraštė |
Chronologinės ribos (data) |
Lapų skaičius |
Pastabos |
|
|
2006 m. |
|
|
|
| 1. |
Notariškai patvirtinti testamentai |
2006-01-03 2006-05-30 |
139 |
|
| 2. |
Notariškai patvirtinti testamentai |
2006-06-01 2006-12-28 |
140 |
|
| ....... |
......................................................... |
...................... |
........ |
|
Įrašyti___________________________________ apskaitos vienetai nuo Nr. __________iki
(skaitmenimis ir žodžiais)
Nr. _________. Iš viso apyraše ______________________________________________________
(skaitmenimis ir žodžiais)
apskaitos vienetai. Apskaitos ypatumai:_______________________________________________ .
Notaras (-ė) _______________ _______________________
(parašas) (vardas ir pavardė)
SUDERINTA
(Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė)
arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos)
__________________
(parašas)
__________________
(vardas ir pavardė)
__________________
(data)
______________
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
13 priedas
(Bylų apyrašo tęsinio formos pavyzdys)
Prie dokumentų priėjimas ribojamas
___________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė)______________________________________
(vardas ir pavardė)
NOTARINIŲ REGISTRŲ ILGO SAUGOJIMO (100 M.)
BYLŲ APYRAŠAS Nr. 3
(Tęsinys)
| Eilės Nr. |
Bylos antraštė |
Chronologinės ribos (data) |
Lapų skaičius |
Pastabos |
|
|
2006 m. |
|
|
|
| 15. |
Notarinis registras |
2006-01-03 2006-03-23 |
96 |
|
| 16. |
Notarinis registras |
2006-03-24 2006-06-12 |
96 |
|
| ............ |
............................................................. |
............................ |
|
|
|
|
|
|
|
|
Įrašyti _______________________________________ apskaitos vienetai nuo Nr.______iki
(skaitmenimis ir žodžiais)
Nr.______. Iš viso apyraše__________________________________________________________
(skaitmenimis ir žodžiais)
apskaitos vienetai. Apskaitos ypatumai:_______________________________________________ .
Notaras (-ė) __________________ __________________________
(parašas) (vardas ir pavardė)
SUDERINTA
(Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė)
arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos)
__________________
(parašas)
__________________
(vardas ir pavardė)
__________________
(data)
______________
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
14 priedas
(Bylų apyrašo tęsinio formos pavyzdys)
Priėjimas prie dokumentų ribojamas
___________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė)______________________________________
(vardas ir pavardė)
NOTARINIŲ VEIKSMŲ ILGO SAUGOJIMO (75 M.)
BYLŲ APYRAŠAS Nr. 4
(Tęsinys)
| Eilės Nr. |
Bylos antraštė |
Chronologinės ribos (data) |
Lapų skaičius |
Pastabos |
|
|
2006 m. |
|
|
|
| 15. |
Vardo Pavardaičio paveldėjimo byla |
2006-04-03 2006-06-29 |
46 |
|
| ............ |
......................................................................... |
...................................... |
.............. |
|
| ........... |
.......................................................................... |
....................................... |
.............. |
|
|
|
|
|
|
|
Įrašyti _____________________________________ apskaitos vienetai nuo Nr. _______ iki
(skaitmenimis ir žodžiais)
Nr. ______. Iš viso apyraše _________________________________________________________
(skaitmenimis ir žodžiais)
apskaitos vienetai. Apskaitos ypatumai:_______________________________________________ .
Notaras (-ė) _______________ _______________________
(parašas) (vardas ir pavardė)
SUDERINTA
(Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė)
arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos)
__________________
(parašas)
__________________
(vardas ir pavardė)
__________________
(data)
______________
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
15 priedas
(Bylų apyrašo tęsinio formos pavyzdys)
Priėjimas prie dokumentų ribojamas
___________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė)______________________________________
(vardas ir pavardė)
NOTARINIŲ VEIKSMŲ ILGO SAUGOJIMO (25 M.)
BYLŲ APYRAŠAS Nr. 5
(Tęsinys)
| Eilės Nr. |
Bylos antraštė |
Chronologinės ribos (data) |
Lapų skaičius |
Pastabos |
|
|
2006 m. |
|
|
|
| 112. |
Preliminarios sutartys ir dokumentai, kuriais remiantis sutartys patvirtintos |
2006-01-03 2006-06-29 |
146 |
|
|
|
.......................................................................... |
............................. |
.............. |
|
| ......... |
........................................................................... |
............................. |
|
|
| ........... |
|
|
|
|
Įrašyti _____________________________________ apskaitos vienetai nuo Nr. _______ iki
(skaitmenimis ir žodžiais)
Nr. ______. Iš viso apyraše _________________________________________________________
(skaitmenimis ir žodžiais)
apskaitos vienetai. Apskaitos ypatumai:_______________________________________________ .
Notaras (-ė) _______________ _______________________
(parašas) (vardas ir pavardė)
SUDERINTA
(Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė)
arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos)
__________________
(parašas)
__________________
(vardas ir pavardė)
__________________
(data)
______________
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
16 priedas
(Bylų apyrašo formos pavyzdys)
___________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė)______________________________________
(vardas ir pavardė)
PERSONALO VALDYMO ILGO SAUGOJIMO
BYLŲ APYRAŠAS Nr. 6
| Eilės Nr. |
Bylos antraštė |
Chronologinės ribos (data) |
Lapų skaičius |
Pastabos |
|
|
2006 m. |
|
|
|
| 1. |
Įsakymai personalo klausimais |
2006-02-03 2006-12-22 |
6 |
|
| 2. |
Atleistų darbuotojų darbo sutartys |
2006 |
10 |
Priėjimas prie dokumentų ribojamas |
| 3.
|
Įsakymų personalo klausimais registras (P) |
2006 |
4 |
|
Įrašyti _____________________________________ apskaitos vienetai nuo Nr. _______ iki
(skaitmenimis ir žodžiais)
Nr. ______. Iš viso apyraše ____________________________________________________
(skaitmenimis ir žodžiais)
apskaitos vienetai. Apskaitos ypatumai:_______________________________________________ .
Notaras (-ė) _______________ _______________________
(parašas) (vardas ir pavardė)
SUDERINTA
(Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė)
arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos)
__________________
(parašas)
__________________
(vardas ir pavardė)
__________________
(data)
______________
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
17 priedas
(Dokumentų naikinimo akto forma)
____________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė)______________________________________
(vardas ir pavardė)
DOKUMENTŲ NAIKINIMO AKTAS
______________ Nr. _________
(data)
_______________________________
(sudarymo vieta)
Vadovaujantis______________________________________________________________ ,
(dokumento pavadinimas, registracijos data ir numeris)
atrinkti naikinti šie dokumentai, kurių saugojimo terminas pasibaigęs:
| Eil. Nr. |
Bylos antraštė (dokumento pavadinimas) |
Bylos indeksas (dokumento registracijos numeris) |
Bylos chronologinės ribos (dokumento data) |
Saugojimo terminas |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
|
Iš viso atrinkta naikinti ______________________________________ bylos (dokumentai).
(skaitmenimis ir žodžiais)
Už dokumentų sunaikinimą atsakingas________________________________________________ .
(pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė)
Dokumentai turi būti naikinami______________________________________________________ .
(naikinimo būdas)
Notaras (-ė) _______________ _______________________
(parašas) (vardas ir pavardė)
SUDERINTA
(Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė)
arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos)
__________________
(parašas)
__________________
(vardas ir pavardė)
__________________
(data)
Sunaikinta ___________
(data)
(Pareigų pavadinimas)
(Parašas)
(Vardas, pavardė)
______________
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
18 priedas
(Apyrašo antraštinio lapo forma)
Priėjimas prie dokumentų ribojamas*
FONDAS Nr.**___________________
___________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė)______________________________________
(vardas ir pavardė)
__________________________________________________________________
(apyrašo pavadinimas ir Nr.)
CHRONOLOGINĖS RIBOS______________________
______________
Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių
19 priedas
(Dokumentų perdavimo akto formos pavyzdys)
____________________________________________________
(notaro biuro pavadinimas)
NOTARAS (-Ė)______________________________________
(vardas ir pavardė)
LIETUVOS NOTARŲ RŪMAI
DOKUMENTŲ PERDAVIMO AKTAS
_____________________Nr. _________
(data)
_____________________________
(sudarymo vieta)
Vadovaujantis _____________________________________________________________
(dokumento pavadinimas, registracijos data ir numeris)
_______________________________________________________________________ perdavė, o
(notaro (-ės) vardas ir pavardė)
Lietuvos notarų rūmai, atstovaujami____________________________________________ , priėmė:
(vardas ir pavardė, pareigų pavadinimas)
| Eil. Nr. |
Apyrašo pavadinimas ir numeris ar kito apskaitos dokumento pavadinimas |
Perduodamų apskaitos vienetų numeriai (nuo Nr........... iki Nr................. ) |
Apskaitos vienetų skaičius |
Pastabos |
| 1. |
Notarinių veiksmų ilgo saugojimo (75 m.) bylų apyrašas Nr. 2 |
Nr. 1-Nr. 250 |
250 |
|
| 2. |
2006 m. laikino saugojimo bylų sąrašas
|
Nr. 150-Nr. 300 |
151 |
|
Iš viso perduota_________________________________________ apskaitos vienetai.
(skaitmenimis ir žodžiais)
Perdavė
Notaras (-ė) _____________ ____________________
(parašas) (vardas ir pavardė)
Priėmė
(Lietuvos notarų rūmų prezidentas (-ė)
arba jo (jos) įgalioto asmens pareigos) _____________ ____________________
(parašas) (vardas ir pavardė)
______________